Инструкция: как заполнить возвратную накладную

В каких случаях заполняют возвратные документы

Когда покупатель получает некачественную продукцию, он возвращает или меняет ее. Эта процедура обязательно сопровождается оформлением накладной на возврат (п. 10.3 методических рекомендаций, утв. письмом Роскомторга № 1-794/32-5 от 10.07.1996). Контролирующие органы рекомендуют составлять возвратную накладную и при возвращении качественного товара — для подтверждения процедуры.

Вот еще случаи, когда заказчик вправе вернуть поставленные изделия поставщику:

• продавец предоставил неполную информацию о товарной партии, ее свойствах и характеристиках;
• поставщик не отгрузил необходимое количество (покупатель вправе вернуть всю партию);
• товары укомплектовали не полностью;
• продавец постоянно нарушает сроки поставки. Аналогичное основание — регулярное нарушение условий договора;
• продукцию поставили без тары, упаковки.

Независимо от причин, по которым возвращают продукцию, покупатель обязан подготовить первичные учетные документы (п. 1 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011). Для подтверждения операции формируют возвратную накладную (по форме ТОРГ-12 или в произвольном виде) или акт: какой регистр выбрать, решает сам покупатель. Документацию необходимо передать продавцу вместе с возвращенной партией и письмом-претензией с требованием принять поставку обратно. В письме надо обосновать причину, по которой возвращают изделия. А вот выставлять счет-фактуру на возврат покупателю не требуется.

Дополнительно: правильно возвращаем товар, если продавец или покупатель на УСН

Порядок документального оформления зависит от того, перешли ли права собственности на поставленную партию от продавца покупателю. Возможные варианты:

• несоответствия, нарушения или брак обнаружили при приемке. Заказчик вправе не принять некачественный товар. Стороны смогут скорректировать товарную накладную, по которой поставили продукцию, и не проводить возврат. Если поставщик готов забрать испорченные изделия и заменить их на новые, вычеркните из ТОРГ-12 нужные позиции. Но сделайте это в присутствии представителя поставщика и подтвердите его подписью. После этого продавец забирает некачественный товар и корректирует счет-фактуру в сторону уменьшения. Корректировочный счет-фактуру надо выставить в течение 5 рабочих дней;
• несоответствия выявлены при приемке, но покупатель принимает продукцию и возвращает ее продавцу позже. К примеру, если поставщик находится в другом регионе или транспортная компания не принимает партию обратно. В таком случае заказчик принимает поставку по ТОРГ-12, а потом оформляет акт о расхождении по количеству и качеству, помещая материальные ценности на временное хранение. Надо написать поставщику претензию и ждать результатов ее рассмотрения;
• заказчик проводит обратную поставку по условиям договора. Например, если осталась продукция, которую не успели реализовать до истечения срока годности. Поскольку у заказчика нет претензий к качеству, проводится обратная реализация. Но такую возможность необходимо закрепить в договоре. Фактически заказчик обратно продает нереализованные изделия поставщику. Он формирует ТОРГ-12 и счет-фактуру: в графе «Продавец» стоит название и адрес заказчика. Акт о расхождениях заполнять не надо.

Узнайте, как правильно вернуть товар, купленный через интернет

Как правильно заполнить акт возврата

Обычно акт заполняют при возврате некачественной продукции. Это всегда двусторонний документ: его обязательно подписывают представители покупателя и продавца. Дальнейшие действия стороны согласовывают отдельно — в дополнительном соглашении к договору.

Способы урегулирования:

• замена изделий ненадлежащего качества на качественные экземпляры;
• уточнение взаиморасчетов между сторонами;
• ликвидация недостачи в ходе следующей поставки и проч.

Актуальный образец акта возврата материалов заказчика — пример для качественной мебели с несоответствующим ассортиментом:

Как правильно заполнить возвратную накладную

Если возвращаете продавцу некачественный товар, сначала задокументируйте все несоответствия — составьте акт о расхождениях по количеству, качеству или другим параметрам. Обычно для этого используют унифицированную форму ТОРГ-2 (Постановление Госкомстата № 132 от 25.12.1998). Но заполнение актового регистра собственной разработки тоже не станет ошибкой, если включить в него все обязательные реквизиты для первички и закрепить в учетной политике.

ТОРГ-2 подтверждает несоответствие поставки условиям договора и является основанием для выставления претензии поставщику. После того как поставщик рассмотрит и удовлетворит претензию, заказчик формирует возвратную накладную.

По теме: акт по форме ТОРГ-2

Для подтверждения заполняют унифицированный бланк поставки ТОРГ-12 с пометкой о возврате или накладную, которую разработали и утвердили в организации (Постановление ГКС № 132, ч. 4 ст. 9 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008). Такая накладная подтверждает возвращение продукции для заказчика и приход для покупателя, то есть по ней поставщик покупает продукцию у заказчика. Права собственности на товарную партию перешли к покупателю, процедуру возвращения проводят как обратную реализацию.

Вот шаблон возвратной накладной, которую компания разработала самостоятельно:

Инструкция, как заказчику заполнить ТОРГ-12 при возвращении товаров поставщику:

1. В строке «Грузоотправитель» заголовочной части укажите реквизиты своей организации. Пропишите название, адрес, телефон, банковские реквизиты, коды ОКПО, ОКВЭД. Если отправляете партию силами другой компании или со склада другой компании, приведите ее реквизиты в этой строке.
2. В строке «Поставщик» напишите реквизиты собственной компании — название, адрес, телефон, счет в банке и код ОКПО.
3. В строках «Грузополучатель» и «Плательщик» укажите аналогичные реквизиты поставщика. Он получает продукцию обратно и автоматически становится получателем.
4. В строке «Основание» определите документы, по которым возвращаете партию, — приходная ТН, договор поставки, акт о расхождении и претензия, если выявили брак.
5. В строке «Вид операции» проставьте возврат.
6. В табличной части продублируйте сведения из приходной накладной — наименование, количество, цену, сумму без НДС, сумму налога и сумму товара с НДС по возвращаемой продукции. Если вы не платите налог на добавленную стоимость, не выделяйте НДС в возвратной ТН (письмо Минфина № 03-04-11/254 от 30.09.2005).

Составьте ТОРГ-12 или собственную ТН на возвращение изделий в двух экземплярах, по одному — для каждой стороны. Подпишите у тех сотрудников, которые ответственны за операцию, — материально ответственных лиц и бухгалтера. Обязательно получите подпись от представителя продавца: он расписывается в строке «Груз получил грузополучатель». Все подписанты указывают должность, Ф.И.О. и инициалы. Оба контрагента ставят дату заполнения.

• Задорожнева Александра
  2022-09-08 08:24:44
  Если товар бракованный или не соответствует по качеству, покупатель составляет акт ТОРГ-12 в присутствии представителей поставщика. Но ТОРГ-12 актируют только поставку российских товаров. Если выявили несоответствие продукции при импорте, заполняйте унифицированную форму ТОРГ-3 или акт собственной разработки.