Для чего ввели машиночитаемые доверенности
Сейчас есть два способа подписания электронных документов. Первый — когда работник подписывает документы и заверяет собственные действия на различных информационных ресурсах электронной подписью сотрудника. Такая ЭП привязана к организации и выдают ее конкретному сотруднику. Это самый простой вариант, поскольку руководитель передает полномочия по подписанию электродокументов своим распоряжением, и никаких доверенностей не требуется.
Второй вариант — подписание документов квалифицированной электронной подписью физлица с применением машиночитаемой доверенности от директора. Сотрудник использует собственную КЭП для рабочих документов и операций. Там нет ИНН организации и отметки, что этот человек действует от имени своего работодателя. Поэтому к файлу электроподписи обязательно добавляют МЧД. Разработчики предложили инструкцию, как добавить в МЧД контрагента в 1С, чтобы подписывать товарные накладные, акты выполненных работ, универсальные передаточные документы и другие двусторонние электронные документы.
Способ подписания с ЭП физлица и машиночитаемой доверенностью стали использовать сравнительно недавно. Но с 1 сентября 2024 года этот вариант станет обязательным для всех. А подписи сотрудников станут недействительными.
Дело в том, что с 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры больше не выдают сертификаты с привязкой к организации. Все, кто получил такие сертификаты до 31 августа 2023 года, смогут использовать их еще год — пока не закончится их срок действия, но не позднее 31 августа 2024 года. А с 1 сентября 2024 года ваши уполномоченные сотрудники смогут работать только с КЭП физлица плюс МЧД.
А если компания успела перевыпустить сертификаты физлиц до 1 сентября 2023 года, но после 01.09.2023 изменила состав работников, которые вправе подписывать рабочие электронные документы, новым подписантам придется оформлять КЭП физлиц и машиночитаемый документ.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы предоставить физлицу право подписывать документы его ЭП от имени организации.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ.
Как создать МЧД в 1С
Если сотрудник не успел получить электронную подпись с привязкой к компании до 01.09.2023, он уже не сможет работать по-старому. Ему понадобится КЭП физлица и машиночитаемая доверенность, которую придется каждый раз прикреплять к пакету электродокументов.
Многие разработчики учетных бухгалтерских программ предлагают собственные решения по МЧД, и 1С — не исключение. Сделать МЧД в 1С:ЗУП нельзя, только в 1С:Предприятие. Но если у вас две конфигурации 1С, и в каждой из них вы отправляете отчетность, сможете выгрузить машиночитаемую доверенность из 1С:Предприятие в ЗУП.
Теперь разберемся, как создать электродоверенность в 1С. Такая возможность есть в версиях 1С:Предприятие, начиная с БП 3.0.120.
Для создания МЧД заходим в список организаций, затем — в нужную организацию. Нажимаем на кнопку ЭДО и выбираем машиночитаемую доверенность.
После этого вы увидите все машиночитаемые доверенности, которые формировались в организации. Создаем новую.
Заполняем окно регистрации заявки на МЧД. Вписываем все необходимую информацию. Номер доверенности программа сгенерирует сама, а срок действия — это определенный период или конкретные условия ее выдачи и действительности.
Отдельно в МЧД надо отметить:
- возможность передоверия — разрешается или не разрешается;
- информацию о доверителе — об организации или физлице, которые доверяют полномочия на подписание электродокументов;
- информацию о представителе — о лице, которому доверяют подписывать электродокументы;
- состав полномочий — справочная информация о том, что позволяет делать электродоверенность.
После заполнения всех обязательных полей сохраняем, подписываем и отправляем заявку на МЧД. Статус документа поменяется на «Отправлена».
Через пару минут обновляем и проверяем статус — если все правильно, электродоверенности присваивают статус «Зарегистрирована». Обновление проводим вручную — дважды нажимаем на строку МЧД и открываем ее.
Следующий шаг в инструкции, как отправить МЧД в 1С через учетную запись представителя, — ее регистрация у оператора электронного документооборота. Сначала надо добавить сертификат физлица в учетную запись организации в системе ЭДО, потом — включить туда же электродоверенность.
Через «Администрирование» заходим в «Обмен электронными документами», затем в учетные записи.
Добавляем к сертификату организации сертификат физлица и его МЧД.
Теперь в учетной записи две строки — с КЭП организации и с ЭП физлица и привязанной МЧД.
Разработчики не привели инструкции по машинопечатной доверенности СФР из 1С:ЗУП, поскольку МЧД создают в 1С:Предприятие. Чтобы выгрузить ранее подготовленный файл электродоверенности, заходим в раздел «Уведомления» и нажимаем «Загрузить». Выбираем МЧД.
Когда откроется форма загрузки, выбираем файл, добавляем машинодоверенность и файл подписи, затем нажимаем ОК. Теперь сможем использовать МЧД и в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом.
Еще по теме:
Проверка доверенности в 1С
После настройки МЧД пользователь сможет отправлять и принимать электродокументы, которые подписаны КЭП физлица и к которым привязана машиночитаемая доверенность.
Проверка машинодоверенности при получении документов
Когда получаете документ от контрагента, система автоматически выполняет проверку подписи. Если электродокумент подписали ЭП физлица без привязки к организации, 1С посчитает, что к нему надо приложить машинодоверенность, и начнет искать МЧД в сведениях электродокументооборота. Если доверенности там нет, система отразит предупреждение. Если документ на месте, 1С загрузит МЧД из распределительного центра.
Теперь программа проверяет МЧД:
- Сверяет информацию о доверителе, представителе и доверенности, ее реквизитах с данными ЭДО.
- Анализирует полномочия представителя.
- Сопоставляет сведения о представителе в машиночитаемой доверенности и КЭП, которым подписали электродокумент.
- Сверяет даты подписания электродокумента и срок действия МЧД.
- Проверяет УКЭП доверителя, который подписал машинодоверенность.
Если запустить режим превью документа в текущих делах ЭДО, увидите штамп с электронной подписью и сведениями о машиночитаемой доверенности под документом. Хотите проверить информацию о подписях? Дважды кликните на строку сертификата в закладке «Подписи» и посмотрите необходимые сведения.
А если два раза нажать на «Статус подписи», откроется окно с подробной информацией. Там указано, какие проверки проводила 1С и каков их результат. Если электродокумент не прошел контроль, вы сможете отклонить его.
Проверка машинодоверенности при отправке документов
Когда отправляете документы, программа автоматически сверяет сведения из электродокумента с сертификатом, которым его подписали. Если МЧД не привязана, вы сможете указать ее вручную — выбрать из списка зарегистрированных машиночитаемых доверенностей.
После этого система проведет автоматическую проверку. Если с подписью или машинодоверенностью проблемы, появится такое сообщение:
Возможные проблемы с машиночитаемой доверенностью
Когда не подгружается доверенность в 1С или после проверки подписанных документов система выдает ошибку «Доверенность не проверена», придется все проверить вручную. Если в электронном документе изначально не было машинодоверенности, подгрузите нужную из списка МЧД. Если проверка показывает некорректные данные, еще раз проверьте информацию из машиночитаемого документа.
Еще одна проблема — при подписании контрагент использовал машинодоверенность с ограниченными правами. Тогда после проверки появится сообщение «Подпись верна. Доверенность не найдена/недействительна». Вот как решить такую проблему:
- Зайдите в электронный документ.
- Нажмите на окно с ошибкой.
- Подтвердите полномочия вручную.
Разработчики пояснили, из-за чего ошибка при загрузке доверенности на сервер распределенного реестра МЧД: это внутренняя ошибка системы. Но она возникает не на стороне 1С, а на стороне получателя электродокументов. К примеру, такое предупреждение возникает при отправке электродокументов в ФНС.
Особых правил для исправления нет. Если возникла такая ошибка, обратитесь в техподдержку ведомства по адресу edo@tax.gov.ru или просто подождите. Обычно через несколько минут все снова начинает работать, только сначала надо обновить страницу. Еще один вариант — попробуйте отправить пакет через другой налоговый сервис.
Все НПА из этой статьи в КонсультантПлюс
Федеральный закон 457-ФЗ от 04.08.2023
Жмите на ссылку, чтобы открыть документ в КонсультантПлюс.Если у вас нет доступа в систему, сразу получите его на 2 дня.
