| Скачать форму книгу доходов и расходов в формате Excel |
| Скачать пример заполненной книги доходов и расходов для ИП, применяющего УСН с объектом «Доходы» |
| Скачать пример заполненной книги доходов и расходов для ИП, применяющего УСН с объектом «Доходы минус расходы» |
Что такое книга учета доходов и расходов
Книга учета доходов и расходов отражает все доходные и расходные операции, произведенные за год.
Законодатель требует заполнить КУДИР преимущественно от ИП, поскольку требование об обязательном ведении бухучета на них не распространяется, а фиксировать данные для налогового учета нужно. Причем делать это необходимо правильно.
Форма КУДИР утверждена на законодательном уровне и приведена в приложении № 1 к Приказу Минфина России № 135н от 22.10.2012. Как правильно ее заполнить — регламентировано приложением № 2.
Правильно заполнить книгу учета принципиально важно, так как на основании этого регистра определяется налоговая база. ИП, применяющие ОСНО, тоже заполняют этот регистр. Организации на ОСНО КУДИР не заполняют.
Вот требования, как правильно заполнить КУДИР:
- заполнить книгу разрешается в одном из вариантов: электронном или бумажном. И так, и так правильно;
- бумажную КУДИР прошнуровать и пронумеровать, подписать. Делается это в конце года, когда вы успели заполнить все данные;
- правильно заполненную электронную КУДИР по итогам года распечатать и прошнуровать, подписать так же, как бумажную книгу;
- на каждый календарный год заводите и заполняйте новую книгу (п. 1 ст. 346.19 НК РФ, п. 1.4 порядка, как заполнить КУДИР при УСН);
- операции отражайте в хронологическом порядке на основе первичных документов (п. 1.1 порядка заполнения);
- все показатели в КУДИР необходимо отражать в полных рублях. Это позиция Минфина России, она изложена в письмах № 03-11-11/36391 от 04.09.2013 (п. 3) и № 03-11-06/2/29385 от 24.07.2013;
- хранить КУДИР законодатель требует в течение 5 лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ, ст. 318 перечня типовых управленческих архивных документов). Срок считают с 1 января следующего года. Например, КУДИР за 2023 г. хранят с 01.01.2024 до 31.12.2028;
- сдавать заполненную КУДИР в налоговую инспекцию не требуется. Исключение — если инспекция сама книгу запросит, например, при выездной проверке (п. 12 ст. 89, ст. 93 НК РФ);
- заверять книгу в налоговой инспекции не нужно. Закон этого не предусматривает (письма Минфина России № 03-11-09/100 от 29.12.2012, ФНС России № ЕД-3-3/696@ от 28.02.2013);
- если допустили ошибку при заполнении КУДИР, то исправляйте в зависимости от того, каким способом вы ведете книгу учета — на бумаге или в электронном виде.
Если в бумажном виде, то зачеркните ошибку, укажите дату исправления и правильное значение. Рядом поставьте подпись ИП и печать (если есть) (п. 1.6 порядка заполнения). Как правильно исправить ошибки в электронной КУДИР порядком заполнения не описано. На практике неправильная запись корректируется в программе учета. Если требуется внести правильное значение в уже распечатанную книгу, то исправьте ее так же, как и бумажную.
Если вы вносите исправления в книгу учета за прошлый период, то, возможно, вам потребуется сдать уточненную декларацию по упрощенке.
Если у вас нет КУДИР или вы ведете ее с ошибками, то велик риск того, что вас оштрафуют (ст. 120, 122 НК РФ и ст. 15.11 КоАП). Штраф составит от 10 000 до 30 000 руб. За неуплату налога, если это привело к недоимке, — штраф в 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Еще по теме:
Правила заполнения книги учета доходов и расходов
КУДИР состоит из титульного листа и пяти разделов, где необходимо заполнить следующую информацию:
- титульный лист – заполнить информацию об ИП, его месте жительства, применяемом объекте налогообложения;
- раздел I — для учёта доходов и расходов, где требуется раскрыть реквизиты первичного документа, в чем состояла операция, её сумму;
- раздел II — для расчета расходований на основные средства и нематериальные активы, где требуется заполнить информацию о приобретенном/построенном/изготовленном объекте учета;
- раздел III — для расчёта убытков за прошлые периоды, они уменьшают налоговую базу;
- раздел IV — для учёта расходов. Это страховые взносы, больничные и платежи по договорам добровольного личного страхования работников на случай их болезни;
- раздел V — для расчёта суммы торгового сбора, уменьшающего налог.
Продемонстрируем на примере, как правильно заполнить КУДИР на УСН при ведении деятельности в сфере грузоперевозок:
ИП Аспиринов Иван Иванович применяет УСН и осуществляет деятельность в сфере грузоперевозок.
Доходы ИП от грузоперевозок в 2023 г.:
• за I квартал грузоперевозки принесли 1 200 000,00 руб.;
• за II квартал — 1 120 000,50 руб.;
• за III квартал — 1 185 000,00 руб.;
• за IV квартал грузоперевозки принесли 2 120 000,00 руб.
Расходы ИП при осуществлении деятельности по грузоперевозкам:
• за I квартал — 800 200 руб.;
• за II квартал — 900 000,50 руб.;
• за III квартал — 1 024 050,00 руб.;
• за IV квартал — 2 394 149,00 руб.
Расходы на уплату страховых взносов (уменьшающие сумму налога по п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ) составили 659 040,00 руб.
Сумма убытка прошлых лет 900 840,00 руб.
Плательщиком торгового сбора не является.
Как ИП, применяющему УСН с объектом «Доходы» заполнить КУДИР
ИП Аспиринов Иван Иванович осуществляет деятельность в сфере грузоперевозок и применяет УСН «Доходы». При таком объекте налогообложения используется ставка 6 %.
Налоговый учет доходов и расходов от грузоперевозок ИП отражает в КУДИР за 2023 г., форму которой утвердил Минфин России.
Делается это в следующем порядке:
Шаг 1. Правильно заполните титульный лист книги, исходя из его формы:
- укажите год, на который заводите книгу учета;
- отразите информацию об ИП — ФИО, ИНН, о его месте жительства, применяемом объекте налогообложения;
- поле «Форма по ОКУД» не заполняйте;
- проставьте дату начала ведения КУДИР;
- в поле «По ОКПО» нужно проставить код, который присвоили вам органы госстатистики. Если сомневаетесь в правильности — уточните его на сайте Росстата;
- отразить номера ваших открытых банковских счетов и названия банков.
Шаг 2. Заполните раздел I, правильно указав значения в соответствующих графах:
В 1 — проставьте порядковый номер операции.
2 — укажите номер и дату первичного документа, который подтверждает операцию. Например, для деятельности грузоперевозок правильно сослаться на платежное поручение, товарно-транспортную накладную, акт, кассовый чек или приходный кассовый ордер.
3–4 — отразите содержание доходной операции и размер дохода.
Если возвращаете покупателю оплату или аванс, то укажите их со знаком «—».
В графе 5 разд. I отражают (п. 1 ст. 346.17 НК РФ):
- расходы за счет выплат из бюджета на открытие собственного дела и создание дополнительных рабочих мест;
- расходы за счет субсидии на развитие малого и среднего бизнеса.
Когда вы оплачиваете такие затраты, то в графе 5 укажите сумму расходов, а в графе 4 отразите эту сумму в доходах. Ведь финансирование вы признаете в доходах по мере расходования, если соблюдаете условия его использования (п. 1 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.09.2017 № 03-11-06/2/62961, п. 2.4, 2.5 Порядка заполнения).
Во всех остальных случаях вы не обязаны заполнять графу 5, так как расходы не влияют на налоговую базу по УСН с объектом «Доходы».
Справку к разд. I не заполнять (п. 2.6 порядка заполнения).
Шаг 3. Заполнить разд. IV книги.
В разд. IV КУДИР отражайте страховые взносы, больничные и платежи по договорам добровольного личного страхования работников на случай их болезни, они уменьшают налог при УСН «Доходы» (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ, разд. V порядка заполнения).
В графе 1 укажите порядковый номер операции при получении дохода. Вот как проверить, правильно ли вы заполнили поле: количество записей равняется количеству выплат, которые вы произвели.
Во 2-й проставьте дату и номер платежного поручения о перечислении платежа.
В 3-й — период, за который вы внесли платеж.
В 4–9, 10-й — сумму перечисления соответствующего взноса и итоговую сумму.
В разд. II и III книги ничего отражать не нужно.
Вот так выглядит заполненная КУДИР ИП, применяющего УСН «Доходы».
Как заполнять КУДИР для ИП, применяющих УСН с объектом «Доходы минус расходы»
ИП Аспиринов Иван Иванович осуществляет деятельность в сфере грузоперевозок и применяет УСН с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов». При таком объекте налогообложения применяется ставка 15 %.
Доходы и расходы от грузоперевозок ИП отражает в КУДИР в следующем порядке:
Шаг 1. Правильно заполнить титульный лист. Правила те же, только в поле «Объект налогообложения» отразите «Доходы, уменьшенные на величину расходов».
Шаг 2. Заполнить разд. I книги. Укажите ваши доходы и расходы, порядковый номер операции, номер и дату первичного документа, правильно заполните содержание доходной или расходной операции.
В графе 4 нужно показать доход. Если возвращаете покупателю оплату или аванс, то правильно указать значение со знаком «—».
В 5-й — расход. На конец квартала эту сумму перенесите из затрат на ОС и НМА из разд. II книги.
Если в стоимость приобретенного товара (работ, услуг, имущественных прав) входит НДС, то правильно сделать по этому платежу две записи. В одной строке книги заполните стоимость без учета налога, а во второй — входной НДС или импортный НДС, поскольку НДС — отдельный вид ваших расходов (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 2.5 порядка, как заполнить КУДИР при УСН).
Но это не относится к ОС и НМА.
В конце каждого квартала подведите итоги по графам 4 и 5.
Шаг 3. Заполнить справку к разд. I. Тут подведите итоги года. Заполнять ее по отчетным периодам не надо.
Шаг 4. Заполнить разд. II книги. Здесь вы ведете расчет затрат на приобретение (создание) либо достройку/дооборудование/реконструкцию/модернизацию/техническое перевооружение ОС или приобретение (создание) НМА.
Данные из поля 12 раздела II правильно перенесите в графу 5 разд. I в последнее число квартала.
Шаг 5. Заполнить разд. III. Здесь отразите убыток прошлых десяти лет, это уменьшит налогообложение. Конечно, если он у вас есть (п. 7 ст. 346.18 НК РФ, разд. IV порядка, как заполнить КУДИР при УСН).
КУДИР, заполненная ИП, применяющим упрощенку «Доходы минус расходы», выглядит так:
