Электронное актирование: что это такое и когда применяется
Электронное актирование — это создание, подписание, отправка и приемка документов госзаказа в электронном виде через Единую информационную систему. Заказчики и поставщики пользуются функционалом ЕИС при приемке товара еще с января 2020 года. Накладные и акты, которые созданы в Единой информационной системе в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ от 06.04.2011 (совместное письмо Налоговой службы и Казначейства № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019).
Подробнее:
С 01 января 2022 года подписывать акты выполненных работ в ЕИС по 44-ФЗ обязаны все заказчики и поставщики. Но при условии, что открытая или закрытая закупка проводилась онлайн. А вот случаи, когда не применяется электроприемка (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ):
- если заключили контракт по результатам закрытых электронных процедур по п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ;
- если заключенный контракт отвечает критериям по п. 1 особенностей, утв. Постановлением Правительства РФ № 620 от 19.04.2023. Документы о приемке по таким контрактам составляют, подписывают и направляют без использования ЕИС — в том порядке и в те сроки, которые оговорены в контракте (пп. «а» п. 2 особенностей № 620);
- если контракт заключили по результатам закупки, которую разместили в ЕИС до 01.01.2022. Но если в условиях такого госконтракта предусмотрено электронное актирование, документы надо формировать, подписывать и передавать в ЕИС.
В госконтрактах с единственным поставщиком тоже используют электронное актирование — оно обязательно в таких случаях (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ, письмо Казначейства № 20-01-03/30540 от 05.12.2022):
- проводится электронная закупка до 5 млн рублей на электронной площадке (ч. 12 ст. 93 44-ФЗ);
- заключается контракт с единственным поставщиком после несостоявшейся электронной процедуры по п. 24 или п. 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ — соглашение заключают на условиях извещения и проекта контракта, а там прописано электронное актирование;
- проводится закупка по п. 5.1 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ (ч. 3 ст. 22 46-ФЗ от 08.03.2022);
- проводится закупка по ч. 1, 2 ст. 15 46-ФЗ от 08.03.2022 (ч. 5 ст. 15 46-ФЗ).
Задачи электронного актирования
Обязательное ЭА в ЕИС ввели, чтобы упростить работу госучреждений, поставщиков и контролирующих ведомств. Оптимизация закупочного процесса и переход на электронное актирование решают ряд задач:
- упрощение и ускорение согласования приемки;
- обеспечение своевременности оплаты;
- сокращение бумажного документооборота;
- снижение риска технических ошибок;
- обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов;
- возможность сбора статистических данных;
- оптимизация закупочного процесса;
- повышение прозрачности системы закупок.
Порядок подписания актов выполненных работ по 44-ФЗ в ЕИС
Заказчик включает условие об электронном актировании в контракт. Краткая инструкция, как заказчику предусмотреть электронное актирование по контракту в ЕИС:
- Войти в личный кабинет ЕИС.
- Перейти на вкладку «Исполнение».
- Выбрать нужный контракт.
- Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
Общая схема электроприемки от Федерального казначейства:
По правилам, подписание электронного акта в ЕИС по 44-ФЗ возлагают только на уполномоченное лицо. Для этого руководитель организации назначает пользователю полномочие «Уполномоченное лицо» в личном кабинете и устанавливает права на подписание документов о приемке в ЕИС (письмо Казначейства № 95-09-11/10-640 от 28.12.2021).
Но есть случаи, когда документы приемки не размещаются на официальном сайте ЕИС (ч. 15 ст. 94 44-ФЗ):
- если госконтракт заключен по п. 2, 3, 4, 6 и 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, п. 3, 7, 20, 21, 24, 26, 30, 40, 41, 45, 50-52, 56, 59, 61, 62 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
- если контракт заключен после 4 ноября 2022 г. по ч. 1, 2 ст. 15 46-ФЗ (ст. 5 420-ФЗ от 04.11.2022);
- если заказчик относится к федеральным органам исполнительной власти из перечня № 3095-р, которые проводят закрытые закупки (Распоряжение Правительства РФ № 3095-р от 30.10.2021);
- если информация и документы по закупке не размещаются на официальном сайте ЕИС (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).
Сроки электронного актирования по 44-ФЗ
По правилам, электронно подписать акт выполненных работ на закупки по 44-ФЗ нужно в срок, который указан в контракте. Поставщик формирует, подписывает электронной подписью и размещает в ЕИС документ о приемке в сроки, согласованные с заказчиком, — единого срока для всех нет (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).
Электронный документ, подписанный поставщиком, попадает к заказчику в течение одного часа с момента размещения в ЕИС. Дата поступления документа о приемке — дата его размещения в ЕИС по часовой зоне заказчика (п. 3 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).
А вот для заказчика сроки регламентированы: он подписывает электродокумент приемки в срок, установленный контрактом, но не позднее 20 рабочих дней после его поступления. Заказчик подписывает и размещает документ в ЕИС или отказывается от его подписания. При отказе — формирует, подписывает и размещает в ЕИС мотивированный отказ от подписания и отражает причины такого отказа (п. 4 ч. 13 ст. 94)
Если у заказчика работает приемочная комиссия, в течение 20 рабочих дней после поступления электродокумента приемки ее члены и сам заказчик совершают определенные действия (п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ):
- Члены комиссии подписывают в ЕИС документ о приемке или создают мотивированный отказ от подписания с указанием причин. Если в приемочную комиссию входят не только работники заказчика, они смогут подписать документ о приемке или мотивированный отказ без использования усиленных электронных подписей и ЕИС.
- Заказчик подписывает акт о приемке или мотивированный отказ и размещает документы в ЕИС. Если приемочная комиссия подписала акт или отказ без использования электронных подписей и ЕИС, заказчик прилагает подписанные документы в отсканированной форме.
Документ о приемке или мотивированный отказ автоматически попадут к поставщику. Он сможет устранить причины, перечисленные в мотивированном отказе, и повторно направить электродокумент о приемке (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94). Дата приемки товаров, работ, услуг — дата размещения в ЕИС приемочного электродокумента (п. 8 ч. 13 ст. 94).
Пошаговая инструкция для поставщика по электронному актированию в ЕИС
Шаг 1
Войти в личный кабинет ЕИС.
Шаг 2
Настроить права доступа: просмотр договоров и создание документов о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.
Шаг 3
Перейти на вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор. При необходимости, выбрать этап госконтракта. Нажать на кнопку «Создать документ о приемке». Заполнить форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.
Еще один способ, как поставщику заполнить электронный документ о приемке в ЕИС, — загрузить из внешней бухгалтерской системы актовый документ, корректировочный документ или их исправления. Такое взаимодействие настроено в ЕИС.
Шаг 4
Подписать счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, товарную накладную, акт или другой электродокумент с помощью УКЭП. Для этого надо перейти в раздел «Исполнение контрактов» и выбрать пункт «Подписание документов» или подписать сформированный электродокумент напрямую. Направить подписанный файл заказчику.
Подписанный УКЭП электронный акт юридически приравнивается к бумажному, заверенному собственноручно.
Шаг 5
Реализовать поставку.
Пошаговая инструкция для заказчика по электронному актированию в ЕИС
Шаг 1
Получаем электродокумент в личном кабинете заказчика. Работа с документацией по приемке ведется в реестре об исполнении контракта.
Заходим в контракт и выбираем нужный электродокумент.
Шаг 2
Рассматриваем электродокумент приемки.
Заполняем нужные вкладки. К примеру, решение приемочной комиссии.
Шаг 3
Если надо внести изменения в электронный документ о приемке в ЕИС, нажимаем кнопку «Создать корректировку». Отобразится вкладка «Корректировка титула заказчика», вносим в нее необходимые исправления.
Шаг 4
Формируем уведомление об уточнении, если для электродокумента требуются такие уточнения.
Если получили мотивированный отказ от подписания, но не согласны с ним, подготовьте уведомление о намерении обжаловать отказ.
Шаг 5
Просматриваем печатную форму, подписываем и отправляем поставщику.
Шаг 6
Оплатить товар.
Шаг 7
Внести в реестр контрактов информацию, которая подтверждает исполнение договора.
Напоминаем, что срок подписания акта в ЕИС со стороны заказчика — не позднее 20 рабочих дней.
Корректировочный акт в ЕИС по 44-ФЗ: как поставщику вносить исправления
Чтобы внести исправления в документ о приемке, надо сформировать, подписать у уполномоченных лиц поставщика и заказчика, а затем разместить исправленный документ в ЕИС. Но фактически есть два варианта корректив. Казначейство объяснило, как поставщику внести изменения в электронное актирование в ЕИС после подписания заказчиком (ч. 14 ст. 94 44-ФЗ, письмо № 14-00-05/2543 от 08.02.2022).
Первый вариант — внести правки в электродокумент. Допускается как до, так и после подписания. Но так меняют только несущественные условия.
Второй вариант — сформировать корректировочный документ. Таким способом меняют существенные условия сделки — стоимость, количество. К примеру, если заказчик принял товары, работы, услуги частично, поставщик формирует и направляет ему корректировочный документ. В электродокументе отражают измененную информацию о количестве, объеме и стоимости фактически принятых товаров, работ, услуг.
Корректировочный документ формируют и при изменении стоимости товаров, работ, услуг, которая уже заактирована ранее. К примеру, если меняется объем товаров, работ, услуг. Но для этого стороны сначала заключают дополнительное соглашение, а заказчик вносит информацию о нем в реестр контрактов. Такая ситуация возможна, если в процессе исполнения контракта изменились регулируемые цены или тарифы (или в других случаях по нормам российских законов) и только при наличии подтверждающего документа-основания.
Если заказчик отказывается принимать товар
При отказе госучреждения в приемке товара у поставщика есть два пути решения вопроса:
- исправить замечания — осуществить поставку в соответствии с условиями договора и заново направить заказчику акт посредством ЕИС;
- обжаловать действия госкомпании.
Если товары приняты частично:
Шаг 1. Откройте документ, который поступил от заказчика. В нем указана информация о причинах отказа.
Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика. А если не согласны, сформируйте уведомление о намерении обжаловать мотивированный отказ.
Шаг 3. Направьте корректировку или уведомление об обжаловании заказчику на утверждение. Согласуйте все исправления, подпишите окончательный акт. Реализуйте поставку.
Если товар не соответствует условиям контракта
Функционал Единой информационной системы обеспечивает электронную приемку и электронное актирование в ЕИС с 1 января 2022 года и позволяет оформить отказ от принятия товара, если он не соответствует условиям контракта. Как сформировать отказ:
- Вписать обоснование отказа в отношении каждого товара на этапе подготовки акта.
- Приложить к отказу скан бумажного варианта, который содержит обоснование этого решения и подписи членов приемочной комиссии.
- Утвердить эти документы ЭП и направить поставщику.
Если товар принят к поставке не в полном объеме, укажите в акте, какие товары приняты к поставке, а какие — нет. Оплату недопоставленного товара проводите на основании корректировочного документа, который подготовлен поставщиком с учетом замечаний.
Электронное актирование при расторжении контракта по 44-ФЗ
Если стороны расторгают госконтракт, заключенный по результатам электронных закупок, они обязаны воспользоваться электронным актированием при формировании закрывающих документов. Порядок электроприемки в этом случае стандартный: поставщик формирует документацию о выполненных работах, услугах и акт сверки, подписывает УКЭП и отправляет через ЕИС. Заказчик проверяет, подписывает или формирует мотивированный отказ. Как только заказчик закончит электронное актирование — подпишет последние акты приемки — контракт закроется. Об этом надо уведомить Казначейство — они внесут информацию о расторжении в реестр контрактов.
Возможные проблемы электронного актирования
Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:
- не отображаются всплывающие окна;
- личный кабинет не загружается;
- отсутствует функция формирования документов в цифровой форме;
- система не дает заказчику подписать акт;
- некорректно отображен ИНН, в связи с чем система выдает ошибку;
- контроль выдает ошибку там, где ее нет;
- документы, которые заказчик добавляет к основному, препятствуют прохождению контроля;
- уведомления, которые направил поставщик, не отображаются у поставщика.
В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций. Это позволит:
- грамотно и своевременно решить вопрос;
- собрать разработчикам информацию о проблемных участках системы и оптимизировать рабочий процесс.
Учитывайте, что проблемы в случае заполнения документов онлайн возникают и при:
- некорректной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для этого воспользуйтесь мастером настройки;
- отсутствии прав пользователя на просмотр договоров и создание документов о приемке;
- отсутствии возможности актирования по контракту, так как эта функция не применена заказчиком.
Чтобы избежать трудностей, используйте в работе методические материалы, пользовательские руководства, видеоролики и записи вебинаров, которые доступны для ознакомления.
