Электронное актирование в ЕИС: пошаговая инструкция и изменения 2021 года

Последние изменения

29.03.2021 на сайте проектов нормативных актов опубликовали проект распоряжения правительства, который утверждает перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которым как получателям денег из федбюджета придется предусматривать в 2021 году в госконтрактах условие о формировании и подписании документов, подтверждающих возникновение обязательств по оплате, в форме электронного документа. Такое обязательное электронное актирование распространяется и на подведомственные этим ГРБС получателям бюджетных средств.

Вот этот список ГРБС.

Остальным ГРБС, которые не попали в перечень, рекомендовали предусматривать в контрактах условия об электронном актировании. Это значит, что они не обязаны принимать товары, работы, услуги с использованием электронных актов.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы организовать приемку без ошибок и нарушений.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ.

В пояснительной записке к распоряжению указано, что нововведения направлены на повышение равномерности исполнения федерального бюджета ‎по расходам, в т.ч. связанным с исполнением денежных обязательств в рамках госконтрактов, и для автоматизированного контроля ‎за соблюдением поставщиками сроков исполнения обязательств по госконтрактам.

Когда применять электронное актирование

Заказчики и поставщики наделены возможностью использования функционала Единой информационной системы при приемке товара с января этого года. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном письме налоговой службы и казначейства №14-00-06/27476, №АС-4-15/26126 от 18.12.2019.

Изначально предполагалось, что электронное актирование станет обязательным с 1 июля, но этого не произошло. Сейчас изменения в 44-ФЗ, которые предусматривают обязательное формирование акта о приемке посредствам функционала ЕИС, находятся на стадии проекта. В ближайшее время станет ясно, когда электронное актирование станет обязательным для заказчиков и поставщиков.

Задачи актирования

Реализация нового формата приемки призвана упростить работу госучреждений, поставщиков и контрольных ведомств. Оптимизация закупочного процесса и переход на электронное актирование решает ряд задач:

• упрощение и ускорение согласования приемки;
• обеспечение своевременности оплаты;
• сокращение бумажного документооборота;
• снижение риска технических ошибок;
• обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов;
• возможность сбора статистических данных;
• оптимизация закупочного процесса;
• повышение прозрачности системы закупок.

Основные положения

Возможность актирования поставщику предоставляет заказчик посредствам ЕИС и включения этого права в проект контракта. Обязательное условие для использования этого функционала — это добровольность, то есть согласие со стороны заказчика и поставщика.

Как выглядит схема документооборота:

Краткая инструкция, как прописать в контракте электронное актирование для заказчика:

1. Войти в личный кабинет в ЕИС.
2. Перейти на вкладку «Исполнение».
3. Выбрать нужный контракт.
4. Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

Инструкция для поставщика

Пошаговая инструкция, как реализовать электронное актирование при приемке исполнения по контракту для поставщика:

Шаг 1. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 2. Настроить права доступа: просмотр договоров и создание документов о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.

Шаг 3. Перейти на вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор.

Шаг 4. Нажать на кнопку «Создать первичный учетный документ». Заполнить форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Шаг 5. Утвердить акт с помощью цифровой подписи и направить его в госучреждение.

Шаг 6. Реализовать поставку.

Если заказчик отказывается принимать товар

При отказе госучреждения в приемке товара, у поставщика есть два пути решения вопроса:

1. Исправить замечания — осуществить поставку в соответствии с условиями договора и заново направить заказчику акт посредством ЕИС.
2. Обжаловать действия госкомпании.

В случае, когда товары приняты частично:

Шаг 1. Откройте акт со статусом «Товары (работы, услуги, права) приняты с расхождениями (претензией)», который поступил от заказчика.

Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика.

Шаг 3. Направьте корректировку заказчику на утверждение.

Шаг 4. Реализуйте поставку.

Инструкция для заказчика

Рассказываем, как работать с функционалом электронного актирования заказчику в пошаговой инструкции по электронному актированию в ЕИС для заказчиков по 44-ФЗ:

Шаг 1. Провести приемку товара.

Шаг 2. Оформить результаты приемки в бумажном виде.

Шаг 3. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 4. Выбрать в перечне документов об исполнении договора тот, которому присвоен статус «Ожидает подтверждения получения», и подтвердить факт его получения. Для этого направьте извещение поставщику.

Шаг 5. Открыть акт и проверить информацию, которая в нем указана. Если данные, которые указал поставщик, соответствуют фактической поставке и условиям договора, заполните форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Шаг 6. Приложить скан бумажного акта, который сформирован во время фактической приемки товара.

Шаг 7. Утвердить документ электронной цифровой подписью и направить его поставщику.

Шаг 8. Оплатить товар.

Шаг 9. Внести в реестр контрактов информацию, которая подтверждает исполнение договора.

Срок подписания акта в ЕИС со стороны заказчика, согласно положениям законопроекта об оптимизации закупок, — не позднее двадцати рабочих дней.

Если товар не соответствует условиям контракта

Функционал единой информационной системы позволяет сформировать отказ в приемке товара, если он не соответствует условиям контракта. Как сформировать отказ:

1. Вписать обоснование отказа в отношении каждого товара на этапе подготовки акта.
2. Приложить к электронному документу скан бумажного варианта отказа, который содержит обоснование этого решение и подписи членной приемочной комиссии.
3. Утвердить эти документы ЭЦП и направить поставщику.

В случае, когда товар принят к поставке не в полном объеме, укажите в акте, какие товары приняты к поставке, а какие нет. Оплату недопоставленного товара проводите на основании корректировочного документа, который подготовлен поставщиком с учетом замечаний.

Возможные проблемы электронного актирования

Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:

1. Не отображаются всплывающие окна.
2. Личный кабинет не загружается.
3. Отсутствует функция формирования документов в электронной форме.
4. Система не дает заказчику подписать электронный документ.
5. Некорректно отображен ИНН, в связи с чем система выдает ошибку.
6. Контроль выдает ошибку там, где ее нет.
7. Документы, которые заказчик добавляет к документу, препятствуют прохождению контроля.
8. Уведомления, которые направил поставщик, не отображаются у поставщика.

В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций. Это позволит:

• грамотно и своевременно решить вопрос;
• собрать разработчикам информацию о проблемных участках системы и оптимизировать рабочий процесс.

Учитывайте, что проблемы при заполнении электронных документов возникают и при:

1. Некорректной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для этого воспользуйтесь мастером настройки.

2. Отсутствии прав пользователя на просмотр договоров и создание документов о приемке.

3. Отсутствии возможности актирования по контракту, так как эта функция не применена заказчиком.

Чтобы избежать трудностей, используйте в работе методические материалы, которые доступны для ознакомления.