Как принять или вернуть товар по накладной ТОРГ-12

Перед тем как принять товар у поставщика, заказчик должен произвести сверку товарно-материальных ценностей на предмет соответствия данным, указанным в товарной накладной, а также количественным и качественным характеристиками, прописанным в условиях контракта.

Общий регламент составления

Правила заполнения ТОРГ-12 в 2020 году регламентированы нормативно-правовыми актами:

• Постановление Госкомстата РФ № 132 от 25.12.1998;
• Письмо ФНС России № ЕД-4-15/24227@ от 25.11.2014.

Документ формируется в двух экземплярах, один из которых поставщик оставляет у себя, а другой передает заказчику. На основании полученной ТОРГ-12 бухгалтерия покупателя приходует и, по необходимости, списывает полученные ТМЦ. Дата заполнения должна строго совпадать с датой поставки, а в качестве основания реализации товарно-материальных ценностей должен быть указан контракт (договор). Все подписи в обязательном порядке должны быть расшифрованы, а вносимые данные — соответствовать счету-фактуре. Некоторые поставщики автоматизировали процесс составления первичной документации и предпочитают заполнить ТОРГ-12 онлайн, сделать это можно на многих бухгалтерских сервисах.

Особенности заполнения бумажной накладной

Товарную накладную можно заполнять как в бумажном, так и в электронном виде. Если организация составляет накладную на товары в бумажном формате, то не обязана использовать форму ТОРГ-12. Можно применять самостоятельно разработанный регистр. В бланк можно включать необходимое количество граф в соответствии с потребностями и отраслевой спецификой предприятия. Решение, в какой форме будет формироваться первичная документация, отражающая поставку товаров, принимает руководитель. После разработки и утверждения самостоятельного бланка его нужно закрепить в учетной политике организации.

В собственный бланк товарной накладной включите обязательные реквизиты:

• номер и дату формирования;
• название грузополучателя и его реквизиты;
• наименование грузоотправителя и его реквизиты;
• документ, на основании которого производится отгрузка товаров — контракт, счет, счет-фактура и проч.;
• таблицу, в которой приводится список поставляемых товаров, единица измерения и ценовые характеристики;
• место для подписей ответственных лиц с указанием их должностей;
• место для оттисков печатей сторон в случае их использования организациями.

Заполнение бумажной накладной ТОРГ-12

Если поставщик использует унифицированный бланк ТОРГ-12 из альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, необходимо соблюдать правила оформления регистра. Накладную ТОРГ-12 можно формировать и в бумажном, и в электронном виде, но для электронного бланка понадобится электронная цифровая подпись. Унифицированный документ составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Его необходимо формировать непосредственно в период поставки груза — либо в момент поставки, либо сразу после ее завершения.

Шаг 1. Заполняется вводная часть.

Вносятся данные о наименовании, адресах и банковских реквизитах следующих организаций:

• организация-отправитель и ее структурное подразделение (при необходимости);
• грузополучатель;
• поставщик;
• плательщик.

Шаг 2. В обязательном порядке указывается основание, по которому и осуществляется поставка — договор или государственный контракт. Основанием может выступать счет.

Шаг 3. Необходимо отразить коды в специально отведенной таблице справа.

Прописывают и кодировку по формы по ОКУД (0310001), и индексы предприятий по ОКПО и ОКДП, указывают номер товарно-транспортной накладной при ее наличии.

Шаг 4. Проставить актуальные номер и дату документа.

Шаг 5. Заполнить табличную часть ТОРГ-12.

Шаг 6. В нижней строке отражаются итоговые количественные и стоимостные показатели по товарной накладной. Если организация не платит налог на добавленную стоимость, то в графах проставляются нулевые значения.

Шаг 7. Добавить приложения к регистру.

Эти строки заполняются в тех случаях, когда вместе с отгруженной продукцией предоставляется дополнительная или сопроводительная документация — паспорта, сертификаты и прочие. Необходимо указать общее количество листов приложений. Если приложений к поставке нет, то в строке ставится прочерк.

Аналогичная ситуация и с разделами «Всего мест», «Масса груза». Они заполняются при необходимости, в общих случаях специалист ставит прочерки. В разделе «Отпущено» указывается итоговая сумма, которую заказчик должен перечислить поставщику.

Скачать

Заполнение электронной товарной накладной

Для этого существуют сервисы и программы для формирования электронной накладной. Регламент составления электронной первичной документации аналогичен правилам, применяемым для бумажной формы. Документ заполняется в виде двух файлов и подписывается электронно-цифровой подписью.

Для формирования электронного документа пользователь переходит на сайт сервиса и вносит все сведения о предстоящей поставке товаров в ячейки. Когда все строки будут заполнены, регистр сохраняется, подписывается ЭЦП и направляется заказчику. При необходимости бланк можно распечатать.

Как подписывать накладную

Заполненную ТОРГ-12 должны подписывать все уполномоченные лица со стороны поставщика и заказчика.

Бывают ситуации, когда груз самостоятельно забирает представитель покупателя по доверенности. В таких случаях в графе «Груз принял» вносятся сведения о лице, который забирает продукцию, и реквизиты основания — доверенности. В графе «Груз получил» расписывается сотрудник, ответственный за размещение продуктов на складе.

Если товарная накладная составлена и направлена заказчику в электронном виде, то обе стороны должны подписать ее цифровой подписью. Электронная ТОРГ-12 формируется в одном экземпляре, но в составе документа два файла. Один создается со стороны покупателя, другой — со стороны поставщика.

Электронную накладную можно направить в территориальную Федеральную налоговую службу в XML-формате по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ подписывает руководитель, главный бухгалтер и иные ответственные лица.

Под накладной, которая составляется в бумажной форме, проставляется пять подписей:

1. В графе «Груз получил» ставит свою подпись уполномоченное лицо заказчика. Право подписи закреплено в уставе организации или оформляется специальным приказом или доверенностью.
2. Раздел «Груз принял» подписывает материально-ответственное лицо заказчика. В этой строке может расписываться и тот служащий, который непосредственно принимает товар. Если партию принимает руководитель, то доверенность не оформляется. Любой другой сотрудник может действовать только на основании доверенности.
3. Со стороны поставщика ставятся три подписи: руководителя, бухгалтера и сотрудника, отвечающего за отгрузку товарно-материальных ценностей. Можно издать приказ, в котором будет закреплено право конкретного работника проставлять подпись от поставщика во всех трех разделах.

Печати ставятся обеими сторонами только в том случае, если они используются в учреждениях.

Если представитель заказчика получил продукцию по доверенности руководителя, которая была заверена печатью, можно приложить бланк доверенности к товарной накладной в качестве сопроводительной документации и хранить эти регистры вместе. Этого для проверяющего инспектора будет достаточно.

Как вносить исправления

Исправлять товарную накладную, как и любой другой документ первичного учета, не рекомендуется. Но если в регистре обнаружатся ошибки, то исправления вносятся в оба экземпляра — и в документацию поставщика, и в форму, переданную заказчику.

Ошибочная информация перечеркивается, исправления заверяются подписями уполномоченных лиц обеих сторон. Ниже ставится дата внесения исправлений.

Если ошибка обнаружена в электронном регистре, то организация исправляет нарушение и направляет заказчику новую накладную. Строгих правил по внесению исправлений в электронную форму не предусмотрено.

Срок хранения товарной накладной

Начало срока хранения первичной документации по поставке товара — начало года, следующего за отчетным периодом, то есть годом поставки.

В статье 17 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что срок хранения первичной документации составляет 5 лет.

Исключением являются случаи, когда товарная накладная является подтверждением величины убытка, который переносится на будущие периоды. Для таких ситуаций срок хранения первичных документов увеличивается (ст. 283 НК РФ).

Приемка товара по ТОРГ-12

Если документ составлен в бумажном виде, то проверка осуществляется следующим образом: сотрудник, ответственный в организации за приемку и хранение ТМЦ, сверяет поставленную продукцию с данными, указанными в накладной и, если все позиции соответствуют условиям поставки, ставит свою подпись в графе «Груз получил». Затем он передает бумагу на проверку в бухгалтерию.

Если организация-заказчик получает товар по документу, составленному поставщиком в электронной форме, то процедура приемки выглядит так:

1. Поставщик создает накладную, подписывает ее своей электронной подписью и направляет онлайн в бухгалтерию заказчика.
2. Заказчик получает электронный вариант унифицированной формы ТОРГ-12.
3. Распечатывает документ, проверяет правильность заполнения и передает ответственному лицу для сверки товара с накладной.
4. Материально ответственное лицо сверяет данные приходной документации с поставленной продукцией и подписывает документ.

Что проверить при получении товара

Перед подписанием в момент получения груза документ необходимо внимательно проверить и обратить внимание на ряд важных нюансов, возникающих при заполнении:

1. Если ТМЦ принимаются по доверенности, то лицо, принявшее товар, ставит свою подпись с расшифровкой, а также дату и номер доверенности, которая обязательно должна прилагаться к накладной. В таких случаях печать не ставится.
2. Если материально ответственное лицо организации, выступающей в роли заказчика, получает продукцию самостоятельно, то ставится подпись, расшифровка и печать в правом нижнем углу.
3. Если в обеих организациях печать официально не используется, то документ может быть оформлен и без оттиска.

Как оформлять возврат товара

Возврат поставленной продукции допускается, только когда процедура возврата производится в соответствии с действующим законодательством и строго прописана в контракте или договоре.

Гражданский кодекс РФ закрепляет право заказчика вернуть поставщику товары, если обнаружится, что они не соответствуют требованиям контракта (в том числе и документации о закупке), качественным характеристикам, а также заявленным ассортименту, комплектации и упаковке (п. 2 ст. 475, п. 3 ст. 468, п. 2 ст. 480, п. 3 ст. 482 ГК РФ).

В гражданском законодательстве нет прямого запрета на возврат поставленных и принятых товаров надлежащего качества. Продукция может быть возвращена по частям или в полном объеме, даже когда заказчик перечислил денежные средства поставщику. В государственном контракте, договоре или дополнительном соглашении можно указать и такие причины возврата поставленной продукции:

• необходимость обновления ассортимента;
• истекший срок годности;
• задержанная оплата;
• невозможность продажи или реализации поставленных товарно-материальных ценностей;
• обнаружение несоответствия качественных характеристик товара целям, запросам и потребностям заказчика и проч.

После поставки товарной партии заказчик в обязательном порядке проверяет комплектацию, количество, качество и упаковку в процессе или после приемки товарно-материальных ценностей, такое требование указано в п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ.

Если во время приемки ответственным сотрудником заказчика были обнаружены недостатки и расхождения с закупочной документацией и условиями договора, то до момента постановки товарно-материальных ценностей на учет стороны могут составить акт, в котором будут отражены все расхождения по количественным и качественным характеристикам поставленной продукции. Акт этот составляется по унифицированной форме ТОРГ-2 или в свободной форме.

Когда несоответствия обнаружены уже после того, как товарно-материальные ценности оприходованы и поставлены на учет или приняты на временное хранение, сторонам надлежит оформить возврат товаросопроводительной документацией — товарной накладной по унифицированной форме ТОРГ-12 на возврат.

Заполнение товарной накладной ТОРГ-12 при возврате товара

Правила заполнения возвратной накладной существенно не отличаются от формирования документов поставки. Покупателю следует быть внимательным при оформлении вводной части, ведь в этом случае в разделах «Поставщик» и «Грузоотправитель» указываются наименование, адрес и банковские реквизиты заказчика, ведь именно он отправляет груз. Для возвратной накладной нет необходимости заполнять графу «Грузоотправитель» (Письмо ФНС России № ЕД-4-15/24227@). Нет необходимости расписывать причины возврата или добавлять иную информацию, которую не нужно включать в регистр. Все подробности описываются в сопроводительной документации.

Шаг 1. В строке «Грузополучатель» отражается информация о поставщике — специалист указывает наименование, адрес и банковские реквизиты продавца. Если оплата за поставленные товарно-материальные ценности уже была произведена, то в разделе «Плательщик» отражаются сведения о поставщике, так как ему придется вернуть перечисленные средства обратно на расчетный или лицевой счет организации-заказчика. Если взаиморасчеты не производились, заполнять поле «Плательщик» нет необходимости, так как возврат денежных средств не планируется.

Шаг 2. Теперь переходим к заполнению раздела «Основание». Если графа не будет заполнена, то возвратная накладная будет недействительной. В разделе «Основание» приводится непосредственное содержание финансово-хозяйственной операции «Возврат товара». Затем нужно указать название и реквизиты документа-основания (акты, дефектные ведомости, уведомления, претензии, письма и иные законодательно установленные бланки). Здесь же указываются реквизиты (номер, дата) товарных накладных, по которым была принята возвращаемая продукция, номер и дата контракта или договора.

Если возвратная процедура производится по причине несоответствия качества, количества или комплектации товара заявленным характеристикам, основанием послужат различные акты, подписанные сторонами. Например, акт о выявлении скрытых недостатков. Другим основанием для возврата являются претензионные письма и уведомления. Если по соглашению сторон возвращается качественный или неподходящий товар, и такая процедура допускается условиями контракта, то основанием могут считаться письма, уведомления, соглашения, акты и иные подтвердительные документы. При заполнении возвратной товарной накладной в поле «Основание» надлежит указать документ, по которому и осуществляется процедура возвращения поставленной продукции поставщику.

Шаг 3. Накладная на возврат нумеруется по порядку или иным способом, принятым в учреждении. Первичный документ необходимо составить непосредственно в день осуществления возвратной процедуры. При необходимости вписываются номер и дата транспортной накладной.

Шаг 4. Специалист заполняет табличную часть регистра. Все сведения вносятся в строгом соответствии с первоначальным документом поставки, на основании которого товарно-материальные ценности и были приняты к учету. Поставочный и возвратный бланки должны показывать четкое количество принятых и возвращаемых ценностей, давая возможность проверяющим отследить количество поставленной и возращенной продавцу продукции.

Все качественные характеристики, наименования, артикулы, единицы измерения, виды упаковки в обоих документах должны строго соответствовать. Условия возврата должны совпадать с условиями поставки.

Шаг 5. Учитывайте особенности в отражении налога на добавленную стоимость. Если организация, осуществляющая возврат, платит НДС, то налоговая ставка должна также соответствовать первоначальным документам поставки. Если заказчик не является плательщиком НДС, то в столбце «Ставка НДС» будет указано «Без НДС», а в столбцах, где указываются суммарные значения налога, будут стоять нулевые показатели. В том случае, когда организация-заказчик не уплачивает НДС и осуществляет возвратную процедуру, продавцу надлежит направить ему корректировочный счет-фактуру (Письма Минфина РФ № 03-07-15/8473 от 19.03.2013, ФНС России № ЕД-4-3/8562@ от 14.05.2013).

Шаг 6. Возвратный регистр подписывается непосредственно руководителем или уполномоченным на это лицом, а также главным бухгалтером. Отгрузка возвращаемого товара осуществляется на основании визы материально-ответственного лица заказчика. Со стороны покупателя возвратный бланк подписывают ответственные представители и, при необходимости, работники транспортной службы. Оттиск печати ставится в случае использования ее сторонами.