Составляем ответ на претензию правильно

Обязательно ли отвечать на претензию

В случае нарушения обязательств по контракту, контрагент вправе направить претензию об устранении недостатков. По госконтрактам ее направляют электронно в системе ЕИС.

Претензионный порядок обязателен для большинства договоров: если его не соблюдать — суд вернет исковое заявление.

Закон устанавливает обязанность пострадавшей стороны направить нарушителю письменное требование, а обязанности отвечать на претензию законом не установлено. Все ответы при претензионной работе также направляют в ЕИС.

На практике ответ на письмо покупателя рекомендуем направить. Так стороны вступят в диалог, и если спор поступит в суд — у нарушителя не будет негативного поведения в виде игнорирования заявлений контрагента. Это снизит процент негатива в судебном заседании и покажет, что нарушитель готов урегулировать спор.

Ответ на письмо позволит мирно урегулировать ситуацию, а игнорирование письма гарантированно приведет в суд.

Кто отвечает за подготовку ответа на претензию

Готовит ответы сторона, которая получила требование.

Обычно подготовку ответного письма поручают юристу или сотруднику, ответственному за сопровождение контракта. Поручать подготовку документа секретарю не рекомендуется, исполнителю необходимо обладать юридическими знаниями и ориентироваться в закупочном законодательстве. Допустимо привлечь внештатного юриста.

Независимо от исполнителя, документ необходимо подписать уполномоченному сотруднику: директору, лично предпринимателю или представителю на основании доверенности.

Сроки и порядок ответа на претензионное письмо

Закон не устанавливает единого срока ответа на требование контрагента. Статья 4 АПК РФ закрепила, что стороны вправе обратиться в суд по истечении 30 дней с даты направления требования, если иной срок не установлен законом или договором.

Если контрактом не установлен срок для претензионного урегулирования, то ориентируйтесь на 30 дней по АПК РФ.

Ответное письмо направляют в ЕИС в разделе «переписка и уведомления».

Как правильно составить ответ на претензию

Единый образец ответа на досудебную претензию законом не утвержден, документ составляют в свободной форме.

При составлении придерживайтесь алгоритма:

Шаг 1. Заполните шапку.

Здесь указывают наименование адресата, его адрес и данные организации — получателя требования.

Напишите название документа — ответ на претензию. Иногда письменные требования называют нестандартно. Например, вот как назвать ответ на рекламацию — «Ответ на требование об устранении недостатков товара» и пр. Называть документ необязательно, допустимо использовать такое вступление:

Шаг 2. Составьте текст для ответного письма.

Письмо начинают со вступления — указывают, на какое требования отвечают и по какому основанию.

Далее — три варианта продолжения текста:

1. Если требования контрагента справедливы и не оспариваются получателем — укажите, в каком порядке и в какой срок они будут исполнены.
2. Если ответили на претензию частичным согласием — укажите порядок и срок исполнения признанных требований. В отношении остальных обоснуйте со ссылками на нормативные акты причину их отклонения.
3. В случае несогласия с требованиями контрагента, обоснуйте причину отказа.

Шаг 3. Приложите доказательства.

Если необходимо отправить контрагенту доказательства в подтверждение доводов — перечислите их в приложении. Документы необходимо разместить в ЕИС вместе с ответным письмом.

Шаг 4. Подпишите документ ЭЦП и разместите в ЕИС.

Вот образец ответа с возражением на претензию:

Все НПА из этой статьи в КонсультантПлюс:

Арбитражный процессуальный кодекс от 24.07.2002 № 95-ФЗ

Жмите на ссылку, чтобы открыть документ в КонсультантПлюс.
Если у вас нет доступа в систему, сразу получите его на 2 дня.