Составляем ответ на претензию правильно

По госконтрактам переписка контрагентов ведется электронно в ЕИС. Там же стороны направляют претензии в случае выявления нарушений обязательств. Рассказываем, как составить ответ на претензию и в какие сроки его отправлять.

Содержание

Обязательно ли отвечать на претензию

В случае нарушения обязательств по контракту, контрагент вправе направить претензию об устранении недостатков. По госконтрактам ее направляют электронно в системе ЕИС.

Претензионный порядок обязателен для большинства договоров: если его не соблюдать — суд вернет исковое заявление.

Закон устанавливает обязанность пострадавшей стороны направить нарушителю письменное требование, а обязанности отвечать на претензию законом не установлено. Все ответы при претензионной работе также направляют в ЕИС.

ВАЖНО!
Если контрагент не реагирует на письмо — это не лишает сторону права на обращение в суд.

На практике ответ на письмо покупателя рекомендуем направить. Так стороны вступят в диалог, и если спор поступит в суд — у нарушителя не будет негативного поведения в виде игнорирования заявлений контрагента. Это снизит процент негатива в судебном заседании и покажет, что нарушитель готов урегулировать спор.

Ответ на письмо позволит мирно урегулировать ситуацию, а игнорирование письма гарантированно приведет в суд.

Кто отвечает за подготовку ответа на претензию

Готовит ответы сторона, которая получила требование.

Обычно подготовку ответного письма поручают юристу или сотруднику, ответственному за сопровождение контракта. Поручать подготовку документа секретарю не рекомендуется, исполнителю необходимо обладать юридическими знаниями и ориентироваться в закупочном законодательстве. Допустимо привлечь внештатного юриста.

Независимо от исполнителя, документ необходимо подписать уполномоченному сотруднику: директору, лично предпринимателю или представителю на основании доверенности.

Сроки и порядок ответа на претензионное письмо

Закон не устанавливает единого срока ответа на требование контрагента. Статья 4 АПК РФ закрепила, что стороны вправе обратиться в суд по истечении 30 дней с даты направления требования, если иной срок не установлен законом или договором.

ВАЖНО!
Обратите внимание на формулировку ст. 4 АПК: срок исчисляется с момента отправки требования, а не с момента его получения.

Если контрактом не установлен срок для претензионного урегулирования, то ориентируйтесь на 30 дней по АПК РФ.

Ответное письмо направляют в ЕИС в разделе «переписка и уведомления».

Как правильно составить ответ на претензию

Единый образец ответа на досудебную претензию законом не утвержден, документ составляют в свободной форме.

При составлении придерживайтесь алгоритма:

Шаг 1. Заполните шапку.

Здесь указывают наименование адресата, его адрес и данные организации — получателя требования.

Напишите название документа — ответ на претензию. Иногда письменные требования называют нестандартно. Например, вот как назвать ответ на рекламацию — «Ответ на требование об устранении недостатков товара» и пр. Называть документ необязательно, допустимо использовать такое вступление:

Уважаемый Петр Петрович!

В ответ на требование о замене некачественного товара (исх. № 3 от 21.08.2023) по государственному контракту № 74323 от 01.08.2023 сообщаем следующее.

Шаг 2. Составьте текст для ответного письма.

Письмо начинают со вступления — указывают, на какое требования отвечают и по какому основанию.

Далее — три варианта продолжения текста:

  1. Если требования контрагента справедливы и не оспариваются получателем — укажите, в каком порядке и в какой срок они будут исполнены.
  2. Если ответили на претензию частичным согласием — укажите порядок и срок исполнения признанных требований. В отношении остальных обоснуйте со ссылками на нормативные акты причину их отклонения.
  3. В случае несогласия с требованиями контрагента, обоснуйте причину отказа.

Шаг 3. Приложите доказательства.

Если необходимо отправить контрагенту доказательства в подтверждение доводов — перечислите их в приложении. Документы необходимо разместить в ЕИС вместе с ответным письмом.

Шаг 4. Подпишите документ ЭЦП и разместите в ЕИС.

Вот образец ответа с возражением на претензию:

Все авторы портала Госконтракт
Коротко об авторе статьи
Челозерцева Александра
Челозерцева Александра

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.