Электронная доверенность в 2022 году. Электронная доверенность подписанная ЭЦП

Что такое электронная доверенность

Электронная доверенность — это документ в цифровом формате, который подтверждает право сотрудника действовать от лица компании.

Что такое электронная доверенность

Изменения в 63-ФЗ от 06.04.2011 (476-ФЗ от 27.12.2019) вводят в действие понятие «машиночитаемая доверенность» (то есть электронная).

ЭД — это аналог бумажного документа в цифровом формате, который компания формирует самостоятельно в информационной системе и сохраняет как файл.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали требования к доверенности от имени юрлица. Используйте эти инструкции бесплатно.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ.

Требования к электронной доверенности для электронной подписи закреплены в Приказах Министерства цифрового развития № 858 и № 857 от 18.08.2021. Срок действия приказа № 857 — до 01.03.2028.

Постановление о порядке оформления электронной доверенности в машиночитаемом виде для ИП находится на конечной стадии утверждения проекта, как и постановление, которое разъясняет, как хранить и отзывать ЭД. Ожидается, что они вступят в силу с января 2022 года.

Где понадобится ЭД

Участие в тендере предполагает подачу заявки в электронном виде. В исключительных случаях — на бумаге (закрытые процедуры, едисточник). Также компании делают ценовые предложения в ходе торгов.

Руководитель компании передает полномочия тендерному специалисту, чтобы тот действовал от лица компании. Иногда поставщик нанимает тендер-эксперта или заключает договор с консалтинговой компанией на тендерное сопровождение. Во всех случаях понадобится доверенность (ст. 27 44-ФЗ).

До недавнего времени участники закупок предоставляли документ в составе тендерной заявки в виде скана или оригинала. При подаче документов действие подтверждалось цифровой подписью.

По новым требованиям, представитель фирмы подтверждает законность своих действий при участии в закупках электронной доверенностью, подписанной ЭЦП, а не сканом бумажного документа.

Также ЭД понадобится для получения посылок, работы нотариуса и других действий, которые совершает сотрудник организации по поручению работодателя. Например: доверенность в электронном виде на получение товара позволит провести приемку груза.

ЭД заверит бумажную для юридических лиц, физлиц и ИП.

Новые правила станут обязательными с 01.03.2022, но, по информации от РБК, предполагается, что власти перенесут срок на 2023 год. А весь 2022 год машиночитаемые доверенности будут применяться в добровольном порядке.

ВАЖНО!
Когда на торговой площадке работает руководитель фирмы, ЭД не нужна.

Как оформить ЭД

Требования к ЭД расписаны в Приказе Министерства цифрового развития № 858 от 18.08.2021:

  • формат: xml или pdf;
  • наличие цифровой подписи в формате xmldsig.

Как оформить текст документа, уточняет Приказ Министерства цифрового развития № 857 от 18.08.2021. В содержание включают:

  • номер и название документа;
  • данные организации, которая оформляет ЭД на имя представителя;
  • информацию о представителе;
  • какими полномочиями наделен представитель;
  • идентификатор полномочия (ч. 2 ст. 17.1 63-ФЗ);
  • срок действия;
  • сведения о системе, в которой сформирована ЭД;
  • возможна ли передача полномочий другому лицу.

Ответ на вопрос, как получить электронную доверенность на Госуслугах, — никак. Цифровой документ создают в программах для ЭДО или в системах, при работе с которыми ЭД предполагается использовать. Например, электронная доверенность для почты оформляется на сайте Почты России.

Инструкция, как оформить ЭД:

Шаг 1. Создать файл с текстом в информационной системе. Например, с помощью системы 1С.

Шаг 2. Подписать файл цифровой подписью руководителя компании.

Инструкция, как оформить электронную доверенность на Почте России:

Шаг 1. Зарегистрироваться на сайте службы.

Шаг 2. Получить простую ЭЦП в почтовом отделении или с помощью Госуслуг. Поставщикам доступно оформление ЭП в налоговой и коммерческих удостоверяющих центрах. Заказчики получают подпись в Казначействе.

Шаг 3. Подключить в ЛК службы сервис «Электронная доверенность» и указать в личном кабинете телефон того, кому поручено получать посылки.

Шаг 4. Удостовериться, что тот, кому доверяют, сделал то же самое.

Шаг 5. Перейти в раздел «Доверенности» и создать новую ЭД.

Вот как подписать доверенность электронной подписью: при выгрузке файла с ЭД на флэш-носитель подпишите ее ЭЦП. Если ЭД оформляется на сайте почты, сервис предложит утвердить ее подписью при завершении заполнения.

Особенности использования ЭД

Готового файла недостаточно для начала работы в новом формате. Представитель компании утверждает действия на торговой площадке своей цифровой подписью, а ЭД подтверждает законность его действий от лица фирмы.

Это значит, что сотрудникам необходимо оформить ЭЦП на свое имя, чтобы работать с тендерами. В противном случае руководителю фирмы придется совершать действия на ЭТП самостоятельно.

Разбираемся, можно ли отправить доверенность по электронной почте: после выгрузки файла на ПК пользователя или флэш-носитель его используют по необходимости. Например: прикладывают к тендерной заявке. Технические параметры файла с ЭД не препятствуют его отправке.

Как оформить ЭЦП для работы по новым правилам

Для оформления доверенности в электронной форме и работы на торговой площадке подходит только усиленная квалифицированная подпись (УКЭП). Такой вид ЭЦП выдают:

  • налоговая;
  • удостоверяющие центры.

Какие расходы придется понести при оформлении ЭЦП, зависит от организации, которая выдаст сертификат, и категории заявителя:

  • налоговая выдает ЭЦП бесплатно только руководителям компаний, индивидуальным предпринимателям и нотариусам. Обязательное условие: заявитель самостоятельно приобрел флэш-носитель для ЭЦП;
  • коммерческие удостоверяющие центры оформляют подпись по своим тарифам для физических и юридических лиц;
  • МФЦ принимает заявки на оформление ЭЦП в удостоверяющем центре «Контур» от организаций и их сотрудников. Стоимость зависит от выбранного тарифа.

Пошаговая инструкция, как оформить ЭЦП физлицу для оформления ЭД:

Шаг 1. Подготовьте документы: паспорт, заявление, СНИЛС, ИНН.

Шаг 2. Обратитесь в удостоверяющий центр или МФЦ (лично или онлайн).

Шаг 3. Оплатите счет за услуги по оформлению цифровой подписи.

Шаг 4. Получите ЭЦП.

Все авторы портала Госконтракт
Коротко об авторе статьи
Залужная Элла
Залужная Элла

Опыт работы в сфере госзаказа более 10 лет (скорая помощь, театр им. Н.П. Акимова, Биржа — торги для Газпрома, Транснефти). Высшее образование по специальности «Финансы и кредит» (Университет при МА ЕВРАЗЭС), дипломированный эксперт по госзакупкам.

Проблема? Спросите эксперта!
Получить консультацию
Оказываете услуги поставщикам и заказчикам?
Разместить рекламу
Есть что сказать? Пишите, опубликуем!
Прислать статью
Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить
Что-то непонятно или есть, что сказать? Пишите в комментариях. Или заходите на форум!
Обсудить на форуме
Бесплатно научим выигрывать госконтракты
Подпишитесь на рассылку, чтобы за несколько уроков узнать, как проверить нишу; подготовить все, что нужно для участия; правильно заполнить заявку и вести себя во время торгов.
Бесплатно научим выигрывать запросы котировок
Всего 4 урока раскроют особенности этой процедуры, научат выбирать выгодные, правильно заполнять заявку и исполнять контракты.