Скачать Приказ Минцифры № 857 от 18.08.2021 из КонсультантПлюс |
Скачать Приказ Минцифры № 858 от 18.08.2021 из КонсультантПлюс |
Что такое электронная доверенность
Изменения в 63-ФЗ от 06.04.2011 (476-ФЗ от 27.12.2019) вводят в действие понятие «машиночитаемая доверенность» (то есть электронная).
ЭД — это аналог бумажного документа в цифровом формате, который компания формирует самостоятельно в информационной системе и сохраняет как файл.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали требования к доверенности от имени юрлица. Используйте эти инструкции бесплатно.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ.
Требования к электронной доверенности для электронной подписи закреплены в Приказах Министерства цифрового развития № 858 и № 857 от 18.08.2021. Срок действия приказа № 857 — до 01.03.2028.
Постановление о порядке оформления электронной доверенности в машиночитаемом виде для ИП находится на конечной стадии утверждения проекта, как и постановление, которое разъясняет, как хранить и отзывать ЭД. Ожидается, что они вступят в силу с января 2022 года.
Где понадобится ЭД
Участие в тендере предполагает подачу заявки в электронном виде. В исключительных случаях — на бумаге (закрытые процедуры, едисточник). Также компании делают ценовые предложения в ходе торгов.
Руководитель компании передает полномочия тендерному специалисту, чтобы тот действовал от лица компании. Иногда поставщик нанимает тендер-эксперта или заключает договор с консалтинговой компанией на тендерное сопровождение. Во всех случаях понадобится доверенность (ст. 27 44-ФЗ).
До недавнего времени участники закупок предоставляли документ в составе тендерной заявки в виде скана или оригинала. При подаче документов действие подтверждалось цифровой подписью.
По новым требованиям, представитель фирмы подтверждает законность своих действий при участии в закупках электронной доверенностью, подписанной ЭЦП, а не сканом бумажного документа.
Также ЭД понадобится для получения посылок, работы нотариуса и других действий, которые совершает сотрудник организации по поручению работодателя. Например: доверенность в электронном виде на получение товара позволит провести приемку груза.
ЭД заверит бумажную для юридических лиц, физлиц и ИП.
Новые правила станут обязательными с 01.03.2022, но, по информации от РБК, предполагается, что власти перенесут срок на 2023 год. А весь 2022 год машиночитаемые доверенности будут применяться в добровольном порядке.
Как оформить ЭД
Требования к ЭД расписаны в Приказе Министерства цифрового развития № 858 от 18.08.2021:
- формат: xml или pdf;
- наличие цифровой подписи в формате xmldsig.
Как оформить текст документа, уточняет Приказ Министерства цифрового развития № 857 от 18.08.2021. В содержание включают:
- номер и название документа;
- данные организации, которая оформляет ЭД на имя представителя;
- информацию о представителе;
- какими полномочиями наделен представитель;
- идентификатор полномочия (ч. 2 ст. 17.1 63-ФЗ);
- срок действия;
- сведения о системе, в которой сформирована ЭД;
- возможна ли передача полномочий другому лицу.
Ответ на вопрос, как получить электронную доверенность на Госуслугах, — никак. Цифровой документ создают в программах для ЭДО или в системах, при работе с которыми ЭД предполагается использовать. Например, электронная доверенность для почты оформляется на сайте Почты России.
Инструкция, как оформить ЭД:
Шаг 1. Создать файл с текстом в информационной системе. Например, с помощью системы 1С.
Шаг 2. Подписать файл цифровой подписью руководителя компании.
Инструкция, как оформить электронную доверенность на Почте России:
Шаг 1. Зарегистрироваться на сайте службы.
Шаг 2. Получить простую ЭЦП в почтовом отделении или с помощью Госуслуг. Поставщикам доступно оформление ЭП в налоговой и коммерческих удостоверяющих центрах. Заказчики получают подпись в Казначействе.
Шаг 3. Подключить в ЛК службы сервис «Электронная доверенность» и указать в личном кабинете телефон того, кому поручено получать посылки.
Шаг 4. Удостовериться, что тот, кому доверяют, сделал то же самое.
Шаг 5. Перейти в раздел «Доверенности» и создать новую ЭД.
Вот как подписать доверенность электронной подписью: при выгрузке файла с ЭД на флэш-носитель подпишите ее ЭЦП. Если ЭД оформляется на сайте почты, сервис предложит утвердить ее подписью при завершении заполнения.
Особенности использования ЭД
Готового файла недостаточно для начала работы в новом формате. Представитель компании утверждает действия на торговой площадке своей цифровой подписью, а ЭД подтверждает законность его действий от лица фирмы.
Это значит, что сотрудникам необходимо оформить ЭЦП на свое имя, чтобы работать с тендерами. В противном случае руководителю фирмы придется совершать действия на ЭТП самостоятельно.
Разбираемся, можно ли отправить доверенность по электронной почте: после выгрузки файла на ПК пользователя или флэш-носитель его используют по необходимости. Например: прикладывают к тендерной заявке. Технические параметры файла с ЭД не препятствуют его отправке.
Как оформить ЭЦП для работы по новым правилам
Для оформления доверенности в электронной форме и работы на торговой площадке подходит только усиленная квалифицированная подпись (УКЭП). Такой вид ЭЦП выдают:
- налоговая;
- удостоверяющие центры.
Какие расходы придется понести при оформлении ЭЦП, зависит от организации, которая выдаст сертификат, и категории заявителя:
- налоговая выдает ЭЦП бесплатно только руководителям компаний, индивидуальным предпринимателям и нотариусам. Обязательное условие: заявитель самостоятельно приобрел флэш-носитель для ЭЦП;
- коммерческие удостоверяющие центры оформляют подпись по своим тарифам для физических и юридических лиц;
- МФЦ принимает заявки на оформление ЭЦП в удостоверяющем центре «Контур» от организаций и их сотрудников. Стоимость зависит от выбранного тарифа.
Пошаговая инструкция, как оформить ЭЦП физлицу для оформления ЭД:
Шаг 1. Подготовьте документы: паспорт, заявление, СНИЛС, ИНН.
Шаг 2. Обратитесь в удостоверяющий центр или МФЦ (лично или онлайн).

Шаг 3. Оплатите счет за услуги по оформлению цифровой подписи.
Шаг 4. Получите ЭЦП.