Не всегда руководитель или индивидуальный предприниматель сам подписывает документы и сдает необходимую отчетность. В большинстве случаев полномочия делегируют другим лицам, что требуется документально оформить. Разберемся, возможно ли совершение доверенности в электронном виде, каков порядок ее оформления и применения.
Что такое электронная доверенность
Цифровые технологии с каждым годом получают более широкое распространение. Одним из нововведений последних лет является электронная доверенность в машиночитаемом виде (ЭД или МЧД). Это документ в виде файла, созданный в формате XML и подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. Распознавание МЧД осуществляется автоматически информационной системой.
Внедрение МЧД позволит сэкономить время на оформление и передачу бумажных вариантов документа, избежать расходов на нотариальное удостоверение.
Для сведения: на какой срок выдается доверенность
Как и где ее оформить
Право выдачи и оформления доверенности в электронной форме принадлежит руководителю организации или ИП, имеющим КЭП. Выдать ее допускается как сотруднику, так и иному лицу. Порядок оформления МЧД отличается в зависимости от сферы применения документа и имеет следующие этапы:
- Получение ЭП для уполномоченного лица.
- Оформление МЧД в специальном сервисе (например, на сайте ФНС, Социального фонда, портале Госуслуг) или в кабинете участника информационного обмена. Потребуется заполнить специальную форму, внеся в нее необходимые данные (наименование организации-доверителя, ее адрес и сведения о регистрации, данные руководителя, сведения об уполномоченном лице, перечень полномочий и их срок).
- Предоставление уполномоченному доступа к оформленной ЭД.
Наибольший интерес вызывает вопрос, как получить электронную доверенность в Госуслугах, самом популярном информационном портале: оформление доступно руководителю организации через личный кабинет юридического лица в разделе «Доверенности».
Оформить ЭД уполномочен и нотариус (ст. 44.2 Основ законодательства о нотариате). Доверитель ставит КЭП в присутствии нотариуса, после чего нотариус заверяет документ своей ЭЦП и направляет оформленную ЭД на почту или передает на ином носителе.
Далеко не все руководители и ИП работают с КЭП, поэтому возникает вопрос, как подписать доверенность электронной подписью и что для этого требуется. Алгоритм точно такой же, как и при подписании иных документов: загружаем в сервис ЭД, выбираем установленный сертификат КЭП и создаем файл подписи.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что нужно знать об электронной подписи. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как выглядит электронная доверенность
В настоящее время не разработана единая форма МЧД, поэтому различные органы и информационные системы используют принятые ими форматы (Приказ Минцифры № 858 от 18.08.2021). Документ в формате XML должен содержать следующие сведения:
- наименование и порядковый номер;
- сведения о доверителе (руководитель юрлица, ИП);
- сведения об уполномоченном лице;
- перечень передаваемых полномочий с указанием кодов;
- срок действия;
- возможность или запрет на передоверие;
- дата выдачи;
- сведения об информационной системе, через которые предусмотрено досрочное прекращение ЭД;
- КЭП, с помощью которой заверена МЧД.
Многие чиновники привыкли иметь дело с документами, которые можно прочитать, поэтому требуют от уполномоченного их представить. В связи с эти возникает вопрос, можно ли отправить доверенность по электронной почте: да, допускается отправить, скачать в виде файла и использовать по назначению.
Может пригодиться: как проверить подлинность доверенности
Где используются электронные доверенности
Сфера применения электронных доверенностей достаточно широкая:
- Сдача отчетности в контролирующие органы (ФНС, Социальный фонд и пр.).
- Совершение сделок, в том числе с объектами недвижимости.
- Регистрация юридических лиц.
- Направление запросов, получение корреспонденции, документации.
- Представление интересов в судебных органах, органах государственной власти, иных организациях.
- Совершение иных действий, на которые уполномочен поверенный.
Использовать МЧД допустимо двумя способами:
- Одновременно с подачей документов направляется оформленная электронная доверенность на почту с прикреплением нужного файла.
- Указываются реквизиты ЭД. Получатель при необходимости проверит требуемую информацию в информационной системе, где хранится ЭД (срок действия документа, полномочия представителя и пр.).
Читайте также: можно ли оформить нотариальную доверенность за границей
-
Алешина Ольга
2023-02-10 12:29:39В связи с отсутствием в настоящее время единообразного подхода к электронным доверенностям необходимо учитывать специфику работы той организации, для представление интересов в которой оформляется доверенность. Например, перед тем как сделать электронную доверенность для почты, нужно учитывать, что она оформляется через личный кабинет на сайте «Почта России» в разделе «Доверенности», у того, кому передаются полномочия, также должен быть подключен сервис «Электронная доверенность». Кроме того, в настоящее время по ЭД не получится получить возвращенные или досылаемые отправления, отправления с наложенными или таможенными платежами, воспользоваться финансовыми услугами и разными заявлениями.
