Что такое электронная доверенность

Что такое электронная доверенность

Изменения в 63-ФЗ от 06.04.2011 (476-ФЗ от 27.12.2019) вводят в действие понятие «машиночитаемая доверенность» (то есть электронная).

ЭД — это аналог бумажного документа в цифровом формате, который компания формирует самостоятельно в информационной системе и сохраняет как файл.

Требования к электронной доверенности для электронной подписи закреплены в Приказах Министерства цифрового развития № 858 и № 857 от 18.08.2021. Срок действия приказа № 857 — до 01.03.2028.

Постановление о порядке оформления электронной доверенности в машиночитаемом виде для ИП находится на конечной стадии утверждения проекта, как и постановление, которое разъясняет, как хранить и отзывать ЭД. Ожидается, что они вступят в силу с января 2022 года.

Где понадобится ЭД

Участие в тендере предполагает подачу заявки в электронном виде. В исключительных случаях — на бумаге (закрытые процедуры, едисточник). Также компании делают ценовые предложения в ходе торгов.

Руководитель компании передает полномочия тендерному специалисту, чтобы тот действовал от лица компании. Иногда поставщик нанимает тендер-эксперта или заключает договор с консалтинговой компанией на тендерное сопровождение. Во всех случаях понадобится доверенность (ст. 27 44-ФЗ).

До недавнего времени участники закупок предоставляли документ в составе тендерной заявки в виде скана или оригинала. При подаче документов действие подтверждалось цифровой подписью.

По новым требованиям, представитель фирмы подтверждает законность своих действий при участии в закупках электронной доверенностью, подписанной ЭЦП, а не сканом бумажного документа.

Также ЭД понадобится для получения посылок, работы нотариуса и других действий, которые совершает сотрудник организации по поручению работодателя. Например: доверенность в электронном виде на получение товара позволит провести приемку груза.

ЭД заверит бумажную для юридических лиц, физлиц и ИП.

Новые правила станут обязательными с 01.03.2022, но, по информации от РБК, предполагается, что власти перенесут срок на 2023 год. А весь 2022 год машиночитаемые доверенности будут применяться в добровольном порядке.

Как оформить ЭД

Требования к ЭД расписаны в Приказе Министерства цифрового развития № 858 от 18.08.2021:

• формат: xml или pdf;
• наличие цифровой подписи в формате xmldsig.

Как оформить текст документа, уточняет Приказ Министерства цифрового развития № 857 от 18.08.2021. В содержание включают:

• номер и название документа;
• данные организации, которая оформляет ЭД на имя представителя;
• информацию о представителе;
• какими полномочиями наделен представитель;
• идентификатор полномочия (ч. 2 ст. 17.1 63-ФЗ);
• срок действия;
• сведения о системе, в которой сформирована ЭД;
• возможна ли передача полномочий другому лицу.

Ответ на вопрос, как получить электронную доверенность на Госуслугах, — никак. Цифровой документ создают в программах для ЭДО или в системах, при работе с которыми ЭД предполагается использовать. Например, электронная доверенность для почты оформляется на сайте Почты России.

Инструкция, как оформить ЭД:

Шаг 1. Создать файл с текстом в информационной системе. Например, с помощью системы 1С.

Шаг 2. Подписать файл цифровой подписью руководителя компании.

Инструкция, как оформить электронную доверенность на Почте России:

Шаг 1. Зарегистрироваться на сайте службы.

Шаг 2. Получить простую ЭЦП в почтовом отделении или с помощью Госуслуг. Поставщикам доступно оформление ЭП в налоговой и коммерческих удостоверяющих центрах. Заказчики получают подпись в Казначействе.

Шаг 3. Подключить в ЛК службы сервис «Электронная доверенность» и указать в личном кабинете телефон того, кому поручено получать посылки.

Шаг 4. Удостовериться, что тот, кому доверяют, сделал то же самое.

Шаг 5. Перейти в раздел «Доверенности» и создать новую ЭД.

Вот как подписать доверенность электронной подписью: при выгрузке файла с ЭД на флэш-носитель подпишите ее ЭЦП. Если ЭД оформляется на сайте почты, сервис предложит утвердить ее подписью при завершении заполнения.

Особенности использования ЭД

Готового файла недостаточно для начала работы в новом формате. Представитель компании утверждает действия на торговой площадке своей цифровой подписью, а ЭД подтверждает законность его действий от лица фирмы.

Это значит, что сотрудникам необходимо оформить ЭЦП на свое имя, чтобы работать с тендерами. В противном случае руководителю фирмы придется совершать действия на ЭТП самостоятельно.

Разбираемся, можно ли отправить доверенность по электронной почте: после выгрузки файла на ПК пользователя или флэш-носитель его используют по необходимости. Например: прикладывают к тендерной заявке. Технические параметры файла с ЭД не препятствуют его отправке.

Как оформить ЭЦП для работы по новым правилам

Для оформления доверенности в электронной форме и работы на торговой площадке подходит только усиленная квалифицированная подпись (УКЭП). Такой вид ЭЦП выдают:

• налоговая;
• удостоверяющие центры.

Какие расходы придется понести при оформлении ЭЦП, зависит от организации, которая выдаст сертификат, и категории заявителя:

• налоговая выдает ЭЦП бесплатно только руководителям компаний, индивидуальным предпринимателям и нотариусам. Обязательное условие: заявитель самостоятельно приобрел флэш-носитель для ЭЦП;
• коммерческие удостоверяющие центры оформляют подпись по своим тарифам для физических и юридических лиц;
• МФЦ принимает заявки на оформление ЭЦП в удостоверяющем центре «Контур» от организаций и их сотрудников. Стоимость зависит от выбранного тарифа.

Пошаговая инструкция, как оформить ЭЦП физлицу для оформления ЭД:

Шаг 1. Подготовьте документы: паспорт, заявление, СНИЛС, ИНН.

Шаг 2. Обратитесь в удостоверяющий центр или МФЦ (лично или онлайн).

Шаг 3. Оплатите счет за услуги по оформлению цифровой подписи.

Шаг 4. Получите ЭЦП.