XXI век — это эпоха непрекращающихся модернизаций всех сфер жизнедеятельности. Автоматизация закупок является действенным инструментом для повышения эффективности закупочного процесса организаций. Как работает автоматизированная система электронных закупок и какие задачи можно автоматизировать, расскажем в статье.
Что такое автоматизация госзакупок
Автоматизация бизнес-процессов — это актуальное направление деятельности в сфере информационных технологий. В связи с этим все большую популярность среди организаций-заказчиков набирают автоматизированные закупки. Более того, автоматизировать закупки стремятся не только крупные предприятия и госкорпорации (яркий пример — автоматизированная система закупок «Газпром»), но и компании, которые относятся как к среднему, так и к малому сегменту бизнеса.
Автоматизация закупок (АЗ) — это процесс повышения эффективности деятельности организаций-заказчиков, контрактных управляющих и контрактных служб, а также иных подразделений и сервисов, непосредственно связанных с функционированием контрактной сферы. Такая работа ведется с использованием специализированных программ и компьютерных систем, что позволяет руководству и другим пользователям отчетности оперативно анализировать результативность торгов, а также более продуктивно вести плановую и контрольную работу в области госзаказа.
Процесс АЗ выполняет следующие функции:
- сбор и аналитика сведений о планируемом заказе, осуществляемом для нужд того или иного учреждения;
- разработка оптимального плана госзакупок и плана-графика;
- подготовка корректной закупочной документации;
- согласование количественных и качественных характеристик заказа.
Какие задачи в области госзакупок можно автоматизировать
Автоматизированная система закупок должна быть технически актуальной и в полной мере подходить организационному учету предприятия. Любому заказчику очень важно в первую очередь автоматизировать управление закупочного процесса и обеспечить надлежащий доступ к корректным и своевременным сведениям.
При помощи АСЗ, такой, как автоматизированные закупки «Газпрома», можно автоматизировать следующие задачи в области госзакупок:
- Сверка остатков товарно-материальных ценностей заказчика. При отсутствии необходимых запасов на складе закупщика заявка на приобретение товаров разрабатывается автоматически.
- Создание оптимизированного ПЗ. Аналитика товаров, работ и услуг, приобретаемых организацией-заказчиком, осуществляется по множеству заданных критериев.
- Формализация процедур госзаказа.
- Усовершенствование порядка проведения закупочных процедур.
- Уменьшение временных и материальных издержек на осуществление тендера.
Сам процесс АЗ проходит с применением электронных форм заявок, включающих в себя данные, помогающие специалистам заказчика избежать критических ошибок. Далее формальная заявка утверждается, о чем направляется специальное уведомление, а затем формируется соответствующий отчет.
Программы для автоматизации закупок
В настоящий момент функционирует ряд программ, позволяющих проводить заказы в соответствии с нормами и требованиями действующего законодательства (44-ФЗ, 223-ФЗ). ПО может быть создано IT-специалистами предприятия самостоятельно либо приобретаться у специализированного интегратора. Ряд электронных площадок предлагают скачать соответствующие приложения на своих официальных сайтах.
Главное, что отличает автоматизированные системы электронных госзакупок, — это наличие интеграции между учетными программами самой организации и ЭТП.
При этом программное обеспечение АЗ должно включать в себя следующие модули:
- Модуль управления заказами, в котором происходит автоматическое формирование заявок с учетом потребностей заказчика и остатков ТМЦ. С помощью него проверяются лимиты бюджетных обязательств и остатки денежных средств. Также данный блок позволяет выбрать наиболее подходящего исполнителя заказа и проверить исполнение закупочной процедуры.
- Модуль управления тендерами. С его помощью размещаются сведения об объявлении тендера, а также производится оповещение потенциальных поставщиков. Позволяет проводить сбор и анализ данных о проводимых торгах и собирать документацию участника заказа.
- Модуль «Отчеты» дает возможность сформировать необходимую отчетность под конкретный запрос заказчика.
- Модуль «Наблюдение» — сбор, анализ и ввод сведений из различных источников, проверка на соответствие государственным и отраслевым стандартам, расчет издержек и т. д.
Программы, которые также осуществляют автоматизацию госзаказа в соответствии с требованиями 44-ФЗ и 223-ФЗ, — INFOTECH CONCOURS, «Эконом-Эксперт» (входят в реестр российских ПО) и другие.
Пожалуй, самым ярким представителем ПО для оптимизации работы служит автоматизированная система электронных закупок «Газпром».
