| Скачать образец соглашения о переходе на электронный документооборот |
Что такое ЭДО
Законодательство в области перехода на электронный документооборот регулируется:
- Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ;
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ;
- ГК РФ;
- НК РФ;
- др. НПА, а также разъяснительными письмами органов власти.
Это процесс обмена цифровыми договорами, письмами, счетами и прочими электронными файлами между участниками бизнес-сообщества, который позволяет существенно ускорить и оптимизировать документооборот.
В соответствии с пунктом 1 статьи 6 закона № 63-ФЗ, информация в цифровой форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается документом, равнозначным бумаге, подписанной собственноручно (если нет требования о необходимости составления договора, письма и пр. в бумажном виде).
А с простой и неквалифицированной подписью сложнее. При отсутствии КЭП контрагенты могут направлять друг другу письма и счета по электронной почте, но такая переписка, в случае спора между сторонами, не имеет правовой силы. Это не ЭДО. Например, на это указывает судебная практика: постановления Девятого ААС от 25.05.2018 № 09АП-19014/18 и от 30.08.2017 № 09АП-36590/17.
Чтобы наступили правовые последствия, необходимо соблюсти порядок, предусмотренный законодательством. В соответствии с пунктом 2 статьи 160 ГК РФ, использование при подписании договоров простой или неквалифицированной электронной подписи допускается в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением контрагентов, в противном случае письменная форма сделки не считается соблюденной.
Следовательно, контрагентам необходимо договориться о переходе на ЭДО либо сразу отдельным пунктом при подписании договора, либо впоследствии, заключив дополнительное соглашение (в образцах, которые есть в различных правовых базах, его еще иногда называют «согласие на электронный документооборот»).
Еще по теме:
Порядок перехода на ЭДО
Как мы отметили в предыдущем разделе, при использовании простой или неквалифицированной подписи перейти на ЭДО (т. е. цифровое взаимодействие) допускается только при наличии согласия контрагентов. Соответственно, если одна сторона такого согласия не дает, то переход невозможен.
Согласие о переходе на ЭДО является соглашением, которое определяет условия и порядок взаимодействия сторон при использовании цифровых документов. Оно регулирует взаимоотношения контрагентов, их обязанности и права, условия безопасности и конфиденциальности обмена информацией.
ЭДО с применением простой и неквалифицированной подписи, согласно пункту 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ, организуется только при наличии между контрагентами письменного согласия о порядке обмена электронными документами (письма ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 № СД-4-3/8904, от 17.01.2014 № ПА-4-6/489).
Если файлы подписываются неквалифицированной электронной подписью, то чтобы признать их равнозначными документам на бумажных носителях, необходимо предусматривать в соглашении порядок проверки этой ЭП (письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).
Если файлы подписываются простой электронной подписью, то в пунктах соглашения необходимо отразить следующее:
- правила определения лица, подписывающего договор, письмо, соглашение, счет и пр.;
- обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ, соблюдать его конфиденциальность.
Кроме того, в пункты соглашения о переходе на ЭДО обычно включается следующее:
- определение терминов. В этом пункте приводятся определения основных терминов и понятий, используемых в соглашении, чтобы исключить возможное недоразумение или неоднозначность в толковании;
- предмет. Здесь указывается, что соглашение действует между контрагентами и регулирует использование электронных документов в рамках совместной деятельности;
- порядок передачи, приема и хранения файлов. Этот раздел определяет, каким образом осуществляется передача файлов между контрагентами, требования к их приему и хранению;
- ответственность сторон. В этом пункте указываются права и обязанности каждой стороны, условия и меры ответственности за невыполнение своих обязательств;
- конфиденциальность и безопасность. Этот пункт договора устанавливает требования к защите конфиденциальности информации и обязанность обеспечить надежность и безопасность перехода на ЭДО.
Например, при формировании этого условия предлагаем использовать образец формулировки пунктов для дополнительного соглашения, подготовленный нашими специалистами.
Извлечения из Согласия о переходе на ЭДО:
|
<...> 2. Порядок обмена данными в рамках электронного документооборота. 2.1. Стороны обмениваются информацией по телекоммуникационным каналам связи через оператора документооборота [указать наименование] ОГРН [вписать нужное], ИНН [вписать нужное], правообладателя программы для вычислительных машин [указать наименование], свидетельство о государственной регистрации прав от [число, месяц, год] № [значение] (далее — оператор). 2.2. Стороны обязаны в течение [указать срок] после подписания настоящего согласия подать оператору заявление об участии в обмене файлами по телекоммуникационным каналам связи, получить идентификатор участника, реквизиты доступа и иные необходимые для ЭДО данные. |
Как составить дополнительное соглашение на электронный документооборот
При составлении письменного согласия о цифровом документообороте (либо как приложения к основному договору, либо в качестве отдельного соглашения) допускается использовать образцы или шаблоны перехода на ЭДО, предоставляемые специализированными сервисами. Но важно помнить, что каждая организация имеет особенности и потребности, поэтому рекомендуется адаптировать образец внедрения электронного документооборота к собственным требованиям и условиям.
Предлагаем использовать следующий образец соглашения о переходе на ЭДО, которое является приложением к основному договору.
