Как закупить услуги по организации мероприятий: пошаговая инструкция

Статья актуализирована экспертом Эллой Залужной

Выбор необходимой услуги

Заказчик проводит тендер на проведение мероприятий как в рамках 44-ФЗ, так и по 223-ФЗ.

При закупках по 223-ФЗ организация-заказчик обладает определенной свободой действий. Она вправе использовать собственные средства для проводимого мероприятия, и список критериев для оценки участников заказа в этом случае существенно шире.

Однако действуя в рамках 44-ФЗ, заказчик более организован и дисциплинирован. Каждый его шаг подчинен законодательной норме, поэтому возможность нарушений при проведении торгов сводится к минимуму.

Первое, что необходимо сделать государственным или муниципальным заказчикам, — дать четкое определение закупаемой услуге еще на этапе планирования. Наименование предмета заказа надлежит сформулировать в соответствии с потребностями покупателя и действующим классификатором ОКПД2, например, 90.01.10.000 — услуги в области исполнительских искусств. Также услуги по организации и проведению мероприятий закупают по коду: № 93.29.19.000 «Организация отдыха и развлечений прочих, не включенных в другие группировки».

Такие услуги не входят в аукционный перечень (РП РФ № 471-р от 21.03.2016), поэтому при проведении закупочных процедур на оказание услуг по организации мероприятий заказчик вправе воспользоваться как конкурентными способами, так и заключить контракт с единственным поставщиком.

При выборе конкурентных способов (электронный аукцион, конкурс, запрос котировок или предложений) закупочная комиссия должна руководствоваться желаемым результатом проведения тендера. Если для организатора имеет значение ценовой параметр, то стоит воспользоваться электронным аукционом или запросом котировок. В том случае, если ключевое значение для заказчика представляют неценовые критерии — функциональные и квалификационные характеристики участника закупки, — то надлежит выбрать конкурс.

С 01.01.2022 заказчики не используют при проведении закупок:

• запрос предложений;
• конкурс с ограниченным участием (открытый и закрытый);
• двухэтапный конкурс (открытый и закрытый).

При оценке заявок участников конкурсная комиссия должна воспользоваться критериями, закрепленными в ПП РФ № 1085 от 28.11.2013.

Также допустимо заключение контракта с единственным поставщиком в следующих случаях:

1. Если цена не превышает 600 000 рублей — по п. 4, 5 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ.
2. На сумму в пределах 3 млн рублей при проведении покупки через ЭТП по п. 12 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ. Подробнее: «Как проводить закупки малого объема до 3 млн рублей с 01.04.2021: новые разъяснения Минфина».
3. Если контракт на организацию мероприятий, проводимых для обеспечения нужд нескольких заказчиков, заключается с поставщиком, определенным организатором проводимого мероприятия, — по п. 16 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ.

Учреждениям культуры разрешено заключать контракт о проведении спортивно-массового мероприятия (пункт 44-ФЗ: 5 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ) без проведения тендера. Обязательное условие: цена не превышает 600 000 рублей.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы провести малые закупки без нарушений и штрафов.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ.

Подготовка необходимых документов

При подготовке документации по закупке ответственный специалист заказчика руководствуется нормами и правилами, установленными 44-ФЗ. При формировании необходимо учитывать следующие законодательные аспекты:

1. В техническом задании необходимо отметить функциональные, качественные и технические характеристики приобретаемой услуги и указать, какие мероприятия может проводить предприятие для поставщиков в рамках заказа. ТЗ составляют корректно и подробно, не ограничивая количество участников торгов.
2. Описание объекта закупки не должно вести к ограничению конкуренции среди участников торгов (ст. 33 44-ФЗ). Предмет заказа носит объективный характер и не включает ссылку на конкретные фирменные наименования и товарные знаки. При необходимости заказчик дополняет описание эскизами и фотографиями, которые имеют непосредственное отношение к услугам по оказанию мероприятий и уточняю т тему праздника. Например: техническое задание при организации культурного мероприятия, приуроченного празднику малого и среднего бизнеса в рамках федеральной программы.
3. Организатор обязан указать единые требования к участникам в соответствии со ст. 31 44-ФЗ. Требования, которые не входят в данную законодательную норму, считаются необоснованными и не подлежат включению в документацию по закупке.
4. НМЦК рассчитывается в соответствии со ст. 22 44-ФЗ. Приоритетный способ: сопоставимых рыночных цен. Расчет осуществляется по формулам, установленным действующим законодательством с учетом применения коэффициента вариации цен. Расчет НМЦК на организацию мероприятий является обязательным приложением к документации госзаказа и извещению о закупке.
5. Проект контракта разрабатывается заказчиком самостоятельно с учетом норм действующего гражданского и закупочного законодательства (ГК РФ и 44-ФЗ) и является неотъемлемым приложением к закупочной документации.

Пример технического задания

Заключение контракта

Заказчик самостоятельно разрабатывает проект контракта на основании требований 44-ФЗ. При подготовке договора на проведение выставок и ярмарок руководствуйтесь типовым контрактом, который утверждён Приказом Минпромторга № 1152 от 07.04.2020.

Разбираемся, может ли быть платный вход на мероприятия по 44-ФЗ: если вход на концерт платный и предусмотрены билеты, то исполнитель обязан обеспечить контрольно-пропускной режим. Заказчики платят исполнителю за организацию концерта, а деньги от продажи билетов являются доходом госучреждения.

Уточним, как прописывается в договоре комиссия организатора мероприятия: заказчики указывают в соглашении стоимость услуг и порядок расчётов. Положение о комиссии в таких договорах отсутствует, т. к. доход от концерта или спектакля получит госучреждение.

Процедура сдачи-приема оказанных услуг

Приемка должна проводиться согласно ст. 94 44-ФЗ и ст. 513 ГК РФ. Результат приемки необходимо оформить соответствующими документами — актами выполненных услуг и экспертизы. Заказчику надлежит сформировать специальную приемочную комиссию составом не менее 5 человек и провести внутреннюю или внешнюю экспертизу по итогам мероприятий (ст. 94 44-ФЗ).

Экспертиза исполнения условий контракта проводится по факту проведения мероприятий и призвана оценить их уровень и качество. При выполнении всех условий контракта покупатель осуществляет приемку и подписывает акт выполненных работ. Если контрактные условия были нарушены, то организация-заказчик указывает все несовпадения и итоговый результат в специальном протоколе и предоставляет его исполнителю для ознакомления.