Как вести журнал регистрации заявок

Журнал регистрации заявок поможет госзаказчику избежать множества проблем и доказать свою правоту, если у поставщика на этапе приема предложений возникнут необоснованные претензии. Разберемся, как составить и заполнить такой документ.

Когда необходим журнал регистрации заявок

Этот вспомогательный документ обусловлен потребностью конкретного заказчика. Обязательной или строго установленной формы нет. Однако вести и пополнять его актуальной информацией не только удобно, но, как правило, необходимо.

Предложение на ряд процедур может быть подано в письменной форме в запечатанном конверте. У заказчика в связи с этим возникает обязанность зарегистрировать ее и выдать расписку о получении. В ряде госорганов установлен порядок приема корреспонденции. Тогда обязанность вести регистрационную книгу подкрепляется внутренним регламентом.

Другим примером необходимости вести такую книгу является регистрация с указанием хронологии подачи предложений в запросе котировок. Согласно правилу 44-ФЗ, при их рассмотрении заказчик ориентируется на критерий наиболее низкой цены. Но когда возникает ситуация с подачей нескольких предложений с одинаковой низкой ценой, закон установил, что победит та, которая поступила ранее других (ч. 6 ст. 78 44-ФЗ).

Заполненный заказчиком журнал регистрации котировочных заявок придет на помощь. Дата и время поступления каждого конверта будут подтверждены соответствующей регистрационной записью. Еще такой документ предотвратит прием двух и более заявок на котировочную процедуру (запрет по ч. 4 ст. 78) и поможет при нарушении участником сроков подачи.

В целом документ находит применение в любой закупочной процедуре. Так, и в конкурсе, и в запросе предложений, на которые предусмотрена бумажная форма подачи заявок, зафиксированные в книге регистраций данные окажут поддержку заказчику. Более того, даже в электронных процедурах от функции ведения журнала не отказались, а делегировали ее оператору электронной площадки. Он присваивает номер корректно направленному предложению и отклоняет те, которые поступили с нарушениями.

Как заполнить журнал регистрации

Рекомендуем вести сквозную нумерацию, четко фиксировать даты и время события. Если данные в журнал заносятся со слов третьих лиц, то упоминать их Ф.И.О. и их должности. Также следует заносить сведения о способе поступления предложений.

Также имеет смысл указывать данные по каждой процедуре (номер и дата извещения) и включить в содержание в отношении поступивших заявок следующую информацию:

  1. № п/п.
  2. Дата и время поступления.
  3. Регистрационный номер.
  4. Форма (бумажный носитель, электронный документ).
  5. Отметки о состоянии при поступлении (без повреждений / с наличием повреждений).
  6. Способ передачи.
  7. Ф.И.О., подпись лица, от которого получено поступление (действует непосредственно или через представителя).
  8. Отметки о выдаче расписки в получении.
  9. Ф.И.О., должность и подпись ответственного лица заказчика.

Образец журнала регистрации заявок на закупку общий

Скачать

Образец ЖРЗ на все процедуры

Скачать

Образец ЖРЗ на отдельную процедуру

Скачать

Проблема? Спросите эксперта!
Задать вопрос
Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить
Что-то непонятно или есть, что сказать? Заходите на форум!
Обсудить
Почтовая рассылка
Горячие новости Инструкции и образцы Мы никогда не передадим ваш e-mail кому-либо