УПД объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Передаточный документ используется для операций на всех режимах налогообложения.
Бланк УПД и его применение
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению. Федеральный закон № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" упростил формы первичных документов, но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст. 9 402-ФЗ).
Обязательные реквизиты для первички:
- наименование;
- дата составления;
- наименование экономического субъекта составителя;
- содержание факта операции;
- величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);
- наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления;
- подписи лиц с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
Бланк универсального передаточного документа разработан ФНС на основе требований Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и постановления Правительства РФ № 1137 и предложен к применению Письмом ФНС России № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. Правила, по которым происходит заполнение УПД, актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг).
С учетом специфики первичных деловых бумаг видно, какие формы объединяет УПД, — его используют вместо:
- товарной накладной;
- счета-фактуры;
- акта приемки-сдачи работ (услуг).
В некоторых российских регионах действуют особые требования к заполнению универсального регистра, установленные местными нормативными актами. К примеру, в Башкирии с 01.12.2020 установлено, чтобы стороны сделки заполняли УПД по форме, в которой есть специальная графа 10б, в которой указывают регион происхождения российского товара. Если поставляется иностранный товар, то графа 10б не заполняется.
Читайте также: как заполнять счет-фактуру
Кто использует УПД
УПД вправе заполнять любые организации, и ИП, и даже бюджетники. Нет никакой разницы, какой режим налогообложения применяет экономический субъект. Организационно-правовая форма, как и форма собственности, тоже не имеет значения. Используйте УПД при оформлении операций:
- Реализация (товаров, услуг, работ).
- Передача имущественных прав по собственным активам компании.
- Оформление сделок в части посреднических операций.
Перечень товаров, операций и сделок содержится в письме ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. УПД содержит реквизиты счета-фактуры. Применять универсальную первичку разрешено организациям и ИП на любых формах налогообложения.
В УПД важно правильно использовать статусы «1» или «2». Вот как заполнять УПД со статусом:
- 1 — если нужно, чтобы документ заменял и счет-фактуру, и первичку;
- 2 — счет-фактуру УПД не заменяет, является только заменой первичного документа.
Новые требования к УПД с 1 июля 2021 года
С 01.07.2021 постановлением Правительства РФ № 534 от 02.04.2021 внесены поправки в постановление Правительства № 1137 по изменению формы счета-фактуры. Теперь УПД отличается от счета-фактуры строкой, которую включили в форму счета-фактуры с целью прослеживания товаров. Счет-фактура содержит реквизиты, позволяющие идентифицировать документ об отгрузке товаров (о выполнении работ, оказании услуг), о передаче имущественных прав (пп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ).
Новый порядок выставления и получения счетов-фактур устанавливается Приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н. Обновление порядка обусловлено внедрением национальной системы обязательной прослеживаемости товаров.
Если УПД за июль 2021 г. и последующие месяцы выступает в роли счета-фактуры (статус «1»), то его необходимо дополнить строкой 5а «Документ об отгрузке № п/п». Специалисты ФНС в Письме № ЗГ-3-3/4368@ от 17.06.2021 напомнили, что форма УПД только рекомендованная и вносят изменения в неё сами налогоплательщики. Но для использования одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС в него включают обязательные реквизиты.
В новой строке указывают УПД:
- номер и дату первичного документа (накладной на товар или акт);
- к каким строкам относится этот документ (теперь в таблице счета-фактуры строки с разными товарами/услугами нумеруют, введена графа 1 с порядковым номером).
Если в табличной части УПД несколько строк, то в стр. 5а указывают все строки и повторяют реквизиты. При 10 стр. документа и номере 1 от 01.07.2021 в УПД стр. 5а заполняется так:
№ п/п 1-10 № 1 от 01.07.2024.
В универсальных документах со статусом «2» новая строка не нужна. При получении аванса использовать УПД нельзя, только счет-фактуру.
При поставке товара УПД заменяет и счет-фактуру, и первичный документ.
Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов универсальной формы
В таблице приведены реквизиты, использование которых обеспечит правильное заполнение УПД: обратите внимание на столбец рекомендаций и пояснений к универсальному акту.
|
№ Строки, графы |
Реквизит УПД |
Возможные значения, рекомендации и пояснения |
|---|---|---|
|
строки 1–7, графы 1–11 |
- |
Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с Приложением № 1 к постановлению Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011. В случае если счета-фактуры на товары, работы, услуги в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре указывают распорядительный документ или должность уполномоченного, подписавшего конкретный счет-фактуру. В документе содержание операции в УПД соответствует счету-фактуре. Допустимо дополнение показателей стр. (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя товара. Для универсального документа со статусом «2» допустимо заполнение стр. (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального или денежного измерения. В стандартном УПД заполнение колонки 12 не предусмотрено, но при необходимости ее добавляют, исходя из специфики сделки. Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, отражают в стр. (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др. |
|
строка [10] |
Товар (груз) передал/ услуги, результаты работ, права сдал |
В инструкции сказано, как правильно подписывать УПД: указывают должность лица, совершившего отгрузку товара, или того, кто уполномочен действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки). Если этим лицом является тот, кто уполномочен на подписание счетов-фактур и подписал документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи. |
|
Строка [13] |
Ответственный за правильное оформление сделки, операции |
Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить ответственного за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является тот, кто совершил отгрузку или уполномочен действовать по сделке от имени экономического субъекта (стр. [10]), то при наличии подписи в строке [10] в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является уполномоченный на подписание счетов-фактур и подписавший документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо вводить дополнительную строку, например [13а] для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного. |
|
Строка [15] |
Товар (груз) получил/ услуги, результаты работ, права принял |
Допустимо указать должность лица, получившего груз или уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав), которые ставят обязательные подписи в УПД со стороны покупателя с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки). |
|
Строка [18] |
Ответственный за правильное оформление сделки, операции |
Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [15]), то в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в универсальный документ необходимо вводить дополнительную строку — например, [18а] для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица. |
|
М.П. |
Печати экономических субъектов — составителей документа. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона № 402-ФЗ, не является основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету. |
Понять, как заполнять форму, нам поможет образец заполнения. Рассмотрим 2 примера: первый — при выполнении работ и оказании услуг.
Примеры заполненных форм
При выполнении работ и оказании услуг
При отгрузке товаров
Второй пример заполнения УПД — при отгрузке товара. Чтобы заполнить универсальный документ вместо товарной накладной (ТОРГ12), необходимо изменить статус с «1» на «2» и стр. «Грузоотправитель и его адрес» (3) и «Грузополучатель и его адрес» (4) оставить пустыми.
Может пригодиться: как онлайн выставить счет на оплату
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Скачать образец УПД на работы (бланк)
Скачать образец заполненного УПД на выполнение работ
Скачать образец заполнения универсального передаточного документа со стр. 5а и статусом «1»
Скачать образец, как правильно заполнить УПД на отгрузку товара
-
Олеся
2021-12-14 06:45:47Очень нужная статья, спасибо Вам!
-
Анастасия
2022-02-08 06:12:11Добрый день!
Покупатель в Ростовской области а грузополучатель в Курске. КПП разные, где какие нужно указывать? -
Задорожнева Александра
2022-10-19 09:39:14Электронные УПД можно выставлять, если обе стороны сделки согласны на электронный документооборот. Согласовать порядок ЭДО с контрагентом нужно независимо от статуса УПД. Согласие на электронный УПД оформите любым из удобных способов: оговоркой в договоре, отдельным соглашением или путем обмена письмами.
