Электронный документооборот в сфере закупок — это обмен сведениями и документами, которые необходимы для обеспечения госзаказа в цифровом формате.
Что дает ЭДО в закупках
Обмен данными в электронном виде позволяет поставщику:
- Сократить время на подготовку и доставку документов.
- Уйти от бумажной волокиты.
- Уменьшить вероятность ошибок при заполнении форм.
- Наглядно видеть процесс прохождения проверки.
- Ускорить процесс оплаты по контракту.
Система ЭДО по 44-ФЗ для заказчика:
- Упрощает процесс документооборота при проведении закупки.
- Ускоряет процесс прохождения всех этапов исполнения контракта.
- Обеспечивает идентичность сведений в документах, которые формируются на разных этапах одной процедуры.
- Уменьшает вероятность ошибки благодаря автозаполнению и системе проверок.
- Обеспечивает понятность закупочной процедуры для контрагентов, чем уменьшает число спорных ситуаций и жалоб на действия заказчика.
- Позволяет получить корректные данные для формирования отчетности.
Виды ЭДО
Цифровой формат обмена данными для обеспечения закупочного процесса предлагают:
- Единая информационная система.
- Торговые площадки.
Реализация госзаказа посредством электронной процедуры подразумевает электронный документооборот в тендерах: цифровой формат подачи заявок на участие, определения победителя, оглашения итогов и заключения контракта. Вместе с тем ЕИС и торговые площадки предлагают дополнительные возможности:
- ЕИС в январе этого года сделала доступным новую функцию — электронное актирование, которое обеспечивает документооборот между заказчиком и поставщиком на этапе закрытия контракта. ФНС и казначейство в совместных письмах №14-00-06/27476, №АС-4-15/26126 от 18.12.2019 разъяснили, что документы, которые сформированы с помощью этой опции, равнозначны бумажным.
- Торговые площадки предлагают поставщикам подключение к системе ЭДО, которая позволяет оперативно получать бухгалтерскую отчетность и наглядно видеть, как проводятся расчеты за услуги площадок.
Как подключить ЭДО заказчику
Для получения доступа к электронному актированию, которое предлагает ЕИС, заказчику необходимо сделать несколько шагов.
Шаг 1. Зайти в личный кабинет ЕИС.
Шаг 2. Открыть раздел «Исполнение».
Шаг 3. Найти в перечне договор.
Шаг 4. Применить к документу опцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
Подробнее: «Электронное актирование в ЕИС: пошаговая инструкция».
Как подготовиться к внедрению электронного документооборота
Эксперты КонсультантПлюс составили инструкции на примере Российского государственного гуманитарного университета.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ.
Как подключить ЭДО поставщику
Поставщику для использования электронного документооборота при приемке по 44-ФЗ в 2020 году нужно:
- Зайти в личный кабинет ЕИС.
- Дополнить права доступа пунктами, которые дают возможность просматривать контракты, создавать закрывающие документы и подписывать их.
Для подключения к сервисам цифрового документооборота, которые предлагают торговые площадки, поставщику необходимо выполнить несколько действий.
Шаг 1. Выбрать оператора, который проведет подключение. В большинстве случаев перечень рекомендованных компаний размещен на сайте площадки.
Шаг 2. Оформить заявку на подключение сервиса на сайте оператора.
Шаг 3. Оплатить счет за подключение.
Шаг 4. Настроить ПК в соответствии с рекомендациями оператора.
Шаг 5. Авторизоваться в системе ЭДО Тендер с применением ЭЦП.
Как планируют использовать ЭДО в закупках
Планируется расширение возможностей ЭДО-закупок для заказчиков и поставщиков. ФАС предлагает:
- подачу жалоб с помощью ЕИС;
- автоматическую рассылку об их рассмотрении;
- дистанционное рассмотрение обращений;
- автоматическое направление сведений о включении компании в РНП;
- ведение переписки между заказчиком и поставщиком (в том числе в формате претензий) непосредственно в ЕИС.
