Автоматизация закупок в госсекторе ведется через интегрированные информационные системы. Государственные и муниципальные заказчики отражают все закупочные процессы в ЕИС, Электронном бюджете, региональных программах. Но есть и специализированные сервисы для госзаказчиков.
Зачем автоматизировать закупки
Многие заказчики и поставщики применяют SRM или АСУ в закупках — автоматизированную систему управления. Такие сервисы разрабатывают под конкретного клиента, учитывая его потребности и отраслевую специфику.
В стандартной конфигурации автоматизированная работа с госзакупками включает:
- планирование и контроль заказов;
- формирование планов-графиков;
- контроль заявок и коммерческих предложений;
- подготовку и проведение торговых процедур по 44-ФЗ и 223-ФЗ;
- управление эффективностью госзакупок и реализацию внутренних правил и нормативов организации-заказчика.
АСУ интегрируются и с информационными системами планирования и бюджетирования, и с ЕИС, и с электронными площадками. Многие сервисы позволяют проверить потенциального поставщика еще на стадии его участия в торгах. Разработчики предлагают и другие полезные функции: подготовку проектов контрактов и договоров, контроль исполнения сроков и условий госконтрактов, аналитику по заключенным соглашениям.
Основная задача автоматизации госзаказа — упростить подготовку к торгам и саму процедуру определения поставщика. АСУ контролирует сроки выполнения задач по каждой торговой процедуре: просрочить этап и получить штраф с таким подходом практически невозможно. Кроме того, такие системы базируются на законодательных нормативах и практических материалах из открытых источников, что приводит к повышению качества формируемых документов заказа и минимизирует риск разбирательств с ФАС.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы учитывать плату за победу без ошибок и нарушений.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ.
Как работать с госзакупками в 1С
Разработчики самой популярной программы учета предложили автоматизацию системы по закупкам в 1С — ПО «1С:Государственные и муниципальные закупки 8». В этой программе автоматизировали все этапы подготовки и проведения госзаказа.
Программа и встроенные методики учета госзакупки товаров в 1С подходят:
- специалистам по закупкам, контрактным управляющим — для организации закупочной деятельности заказчика;
- закупочной комиссии — для рассмотрения и оценки заявок участников торгов;
- приемочной комиссии — для приемки товаров, работ и услуг по госконтрактам.
В пользовательской инструкции разъясняется, как вести госзаказ в 1С — при помощи профильных программных продуктов. Уполномоченные органы, специализированные организации, крупные государственные и муниципальные заказчики автоматизируют процесс торгов в ПО «1С:Государственные и муниципальные закупки 8». Бюджетные, автономные и казенные учреждения, которые сами ведут закупочную деятельность, используют другой продукт — «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8».
В этих ПО предусмотрены планирование, подготовка и размещение извещений, проведение торгов, мониторинг исполнения госконтрактов. Обе программы работают и с 44-ФЗ, и с 223-ФЗ. Но «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» упрощают реализацию торговых процессов и функционируют с учетом особенностей работы небольших заказчиков из госсектора.
«1С:Государственные и муниципальные закупки 8» больше подходит для главных распорядителей и распорядителей бюджетных средств, которые сами выступают в роли заказчиков и проводят централизованные торги для подведомственных учреждений. Это ПО применяют органы государственной и муниципальной власти и исполнительные органы, которые занимаются планированием и проведением торгов. Программу часто заказывают государственные и муниципальные унитарные предприятия и специализированные организации, которых госзаказчики привлекают для передачи функций по проведению закупок и определению поставщиков.
При внедрении учёта закупок в 1С разработчики определяют особенности каждого конкретного заказчика. Конфигурация системы предполагает определенный конструктор с возможностью донастройки методов госзакупок, анализа поставщиков, составления закупочной отчетности.
Для удобства и эффективной работы заказчиков в закупочной версии 1С предусмотрели различные дополнительные функции:
- Разработку документов и актов заказа, печатную форму такой документации.
- Внедрение поэтапного процесса для проведения торговых мероприятий с учетом законодательных норм.
- Описание объекта госзакупки, подготовку содержательной части, техзадания.
- Разработку перечня базовых и специфических требований к участникам торгов.
- Создание справочника приобретаемой продукции, основанного на потребностях заказчика. Обзор технических, качественных и функциональных характеристик. Применение классификаторов — КТРУ, ОКВЭД, ОКПД.
В подразделе планирования специалист по закупкам сможет собирать заявки от всех структурных подразделений и отделов организации и автоматизировать создание планов-графиков по 44-ФЗ и планов закупок по 223-ФЗ. В сервисе формируются аналитические отчеты, которые помогут вести локальную статистику госзакупок учреждения.
В базовую конфигурацию системы встроены шаблоны документов заказа — проекты контрактов, технические задания, обоснования начальной (максимальной) цены, извещения и др. Каждый пользователь донастраивает регистры под собственные потребности.
Есть и специальная функция регистрации заявок на участие в конкурентных процедурах. В ПО отражаются все необходимые сведения о потенциальных исполнителях. А члены закупочной комиссии смогут настроить детальный анализ каждой поданной заявки для определения актуальности предложения, его соответствия законодательным нормативам и добросовестности поставщика.
Всем пользователям доступен автоматический контроль действий в системе, но при необходимости его отключают. Система отправляет уведомление о допущенных ошибках и предлагает исправить эти нарушения. А если заказчик ввел сроки процедуры или определил поэтапное исполнение контракта, но не выполнил условия, то программа отправит оповещение: так организации удастся избежать просрочки и финансовых санкций.
Как вести бухучет госзакупок
Распорядители бюджетных средств рекомендуют, в какой бухгалтерской программе работать по 44-ФЗ — в закупочной версии 1С. И в «1С:Государственные и муниципальные закупки 8», и в ее упрощенной версии доступен бухгалтерский учет торгов — формирование плановых показателей, принятие обязательств, исполнение и оплата контрактов. Принимаемые обязательства отражают в 1С, если:
- провели конкурентную закупку и заключили контракт с поставщиком;
- подписали соглашение с единственным поставщиком и разместили извещение или приглашение принять участие в госзакупке.
Если заключили контракт с единственным поставщиком, но не публиковали извещение или приглашение, то принимаемые обязательства отражать не надо.
Бюджетные заказчики ведут бухучет в госзакупках по Инструкции, утвержденной Приказом Минфина № 157н от 01.12.2010. Принимаемые обязательства отражаются в размере НМЦК контракта (п. 308 Инструкции № 157н). Основание для учета — извещение о закупке или приглашение принять участие в торговой процедуре.
Принимаемые обязательства учитывают на счете 502 07. После того как заключили контракт по итогам конкурентной процедуры, отразите обязательства проводкой Дт 502 01 Кт 502 07. А если в результате торгов образовалась экономия, то сделайте бухгалтерскую запись Дт 502 07 Кт 506 00 (или 501 03).
Обязательства надо учитывать по финансовым периодам:
- 10 — санкционирование в текущем финансовом году;
- 20 — санкционирование в очередном финансовом году;
- 30 — санкционирование в первом году, следующем за очередным;
- 40 — санкционирование во втором году, следующем за очередным;
- 90 — санкционирование в других очередных годах за пределами планового периода.
Код финансового периода показывают в 22 разряде 500 счета.
Приведем пример. Бюджетное учреждение закупило услуги по охране за счет средств от приносящей доход деятельности. НМЦК по плану — 400 000 рублей. По результатам аукциона заключили контракт с победителем на 350 000 рублей. Экономия составила 50 000 рублей.
Бухгалтер формирует проводки в 1С:
- Дт 2 506 10 226 Кт 2 502 17 226 — принимаемые обязательства на сумму 400 000 рублей.
- Дт 2 502 17 226 Кт 2 502 11 226 — принятые обязательства на сумму 350 000 рублей.
- Дт 2 502 17 226 Кт 2 506 10 226 — экономия в размере 50 000 рублей.
Принимаемое обязательство отражают, создавая новый элемент в справочнике «Договор или иное основание для возникновения обязательств». Если заказчик проводит аукцион, конкурс или запрос котировок, то надо установить флажок в строке «Заключается по результатам конкурсных процедур». А на основании принятого обязательства создают другой документ — «Регистрация обязательств и сведений по договорам» с видом «Принимаемое обязательство».
Принятое обязательство, то есть заключенный контракт, формируют в 1С по итогам закупочных процедур. Сначала его отражают в созданном для принимаемых обязательств документе «Договор или иное основание возникновения обязательств». Заказчик ставит отметку в строке «Конкурсные процедуры завершены» и вписывает контрагента.
Затем из этого же элемента создают новый документ — «Регистрация обязательств и сведений по договорам». В нем фиксируют вид «Принятое обязательство (по результатам конкурсных процедур)».
Информацию об обязательствах отражают в отчетах по форме 0503738 и 0503128. Принимаемые показывают в графе 5, принятые — в графе 7. Эти отчеты тоже формируют в 1С и сдают по итогам отчетного квартала распорядителям или главным распорядителям бюджетных средств.
