Как получить закрывающие документы на электронных площадках (РТС-тендер, Сбербанк-АСТ и другие): пошаговая инструкция

Зачем поставщику закрывающие документы от ЭТП

Закупки без электронного документооборота практически невозможны. Сейчас в электронной форме проводят не только открытые, но и закрытые торги с гостайной. Кроме того, ввели электронное актирование по 44-ФЗ: теперь поставщик формирует все документы приемки через Единую информационную систему и передает их заказчику. Комиссия заказчика получает эти документы в ЕИС, просматривает, и если все нормально, подписывает. Подписанные заказчиком акты приемки поставщик получает обратно в электронном виде.

Но электроприемка — не единственная ситуация в закупках, когда поставщику понадобится ЭДО. Прежде чем исполнить контракт, его надо заключить. Онлайн-торги проводятся через электронные площадки. Поставщики подают заявки и все подтверждающие документы через оператора ЭТП. А обеспечить такую передачу сможет только система электронного документооборота.

Итак, зачем же поставщику подключать ЭДО для ЭТП? Во-первых, чтобы подать заявку на участие в торгах. А если он победит в закупке — подписать контракт с заказчиком. По правилам, стороны подписывают госконтракт на торговой площадке.

Во-вторых, чтобы получить закрывающие документы от торговой площадки. У каждой платформы собственные правила, как получить закрывающие документы на ЕЭТП, расскажем об этом далее.

Закрывающие документы от торговой площадки получают для бухучета. Поставщики платят площадке комиссию за участие в тендере плюс часто пользуются платными услугами ЭТП. После оказания таких услуг торговая площадка отправляет участнику торгов акты выполненных работ или универсальные передаточные документы — для подтверждения операции и ее регистрации в бухучете. Прежде чем участвовать в торгах, надо подключить ЭДО с оператором торговой площадки.

Как запросить закрывающие документы у РТС-тендер

Общие правила работы на РТС-тендер

РТС-тендер — это электронная торговая площадка, аккредитованная для проведения закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ. РТС-тендер — это удобный инструмент для работы в госзакупках, через нее пользователь вправе не только находить необходимые тендеры, но и получать информацию по ним. Например, найти заключенный контракт в РТС-тендер пользователь сможет в личном кабинете — кликнуть на номер карточки проекта контракта и нажать «Выгрузить информацию о контракте».

Для загрузки документации на электронной площадке поставщику ничего делать не надо. Заказчик публикует закупки в ЕИС, откуда они автоматически подгружаются на площадку, а поставщик подписывает соглашения электронной подписью прямо на площадке. Итоги конкурса в электронной форме на РТС-тендер подводит протокол, который тоже формирует заказчик.

Всю необходимую информацию о закупке и все необходимые операции поставщик вправе производить на площадке, что очень удобно. Услуги площадки не бесплатны — ЭТП берет со своих пользователей:

• комиссию за заключение контракта, но только с победителя торгов;
• оплату участия в закупках отдельных видов юридических лиц;
• комиссию по имущественным торгам;
• отчисления продавцов РТС-маркета.

Пользователями РТС-тендера являются юридические лица и индивидуальные предприниматели, которым нужно получить закрывающие документы для налогового и бухгалтерского учетов.

По общему правилу, закрывающие документы для ООО на РТС-тендер (как и для ИП) предоставляют один раз в квартал. Но если компании они требуются чаще или необходимы сведения за прошлые периоды, то пользователь сможет их получить с помощью функционала торговой площадки. Клиент РТС-тендер вправе направить запрос закрывающих документов:

• акта сверки расчетов с площадкой в электронном или бумажном виде;
• универсального передаточного документа в электронном или отсканированном виде.

Закрывающие документы оператор площадки передает через ЭДО.

Как настроить ЭДО с РТС-тендер

Пошаговая инструкция, как начать электронный документооборот с площадкой РТС-тендер:

Шаг 1. Выбрать подходящую пользователю систему электронного документооборота — ЭДО. ФНС ведет реестр систем электронного документооборота. РТС-тендер готова сотрудничать с такими системами ЭДО:

Шаг 2. Чтобы подать заявку на подключение к системе, необходимо под названием выбранного сервиса нажать кнопку «Подключить». Ниже выпадет форма заявки, состоящая из четырех полей: название или ИНН компании, телефон, электронная почта и имя контактного лица. Заполнив все графы, нажмите кнопку «Отправить».

Шаг 3. Получить счет за обслуживание и оплатить его.

Шаг 4. Настроить автоматизированное рабочее место. Этот процесс отличается у разных ЭДО, иногда требуется установка специального программного обеспечения на рабочий компьютер. Конкретный порядок, который применяется на выбранной ЭДО, разъяснит служба ее технической поддержки.

Шаг 5. Авторизоваться в системе с помощью электронной подписи и приступить к работе.

Сколько стоит ЭДО на РТС-тендер

РТС-тендер не берет дополнительной платы за то, чтобы пользователь получил закрывающие документы, но платными являются услуги ЭДО (абз. 2 п. 3 Постановления Правительства РФ № 564 от 10.05.2018).

Ценник отличается у разных операторов:

• стоимость «Контур Диадок» зависит от количества исходящих от пользователя документов и колеблется от 1900 до 18 600 рублей в год;
• «FT-Крипто» — 4990 рублей в год;
• «ТЕНЗОР» — от 3000 до 7500 рублей в год;
• «ИНФОТЕКС ТРАСТ» — 7500 рублей в год;
• «taxnet» – от 0 до 50 000 рублей, в зависимости от тарифного плана.

Часто операторы ЭДО предоставляют возможность бесплатно познакомиться с функционалом системы.

Как запросить закрывающие документы от РТС-тендер

Чтобы получить закрывающие документы на электронной торговой площадке РТС-тендер, необходимо подать запрос через личный кабинет пользователя.

Каждый пользователь торговой площадки сможет:

• запросить универсальный передаточный документ в электронной форме через ЭДО;
• запросить УПД в бумажном виде и получить его по почте;
• запросить акт сверки в электронной форме через ЭДО;
• запросить акт сверки в отсканированном виде.

Торговая площадка предоставляет сведения не ранее 10-го числа следующего месяца после отчетного. Например, получить закрывающий документ за январь 2024 года сможете не ранее 10 февраля 2024 года. А вот закрывающие документы за более ранние отчетные периоды пользователь получит по запросу в любой момент.

Как получить закрывающие документы на РТС-тендер

Инструкция, как получить закрывающие документы на ЭТП РТС:

Шаг 1. Зайти в личный кабинет на РТС-тендер — в раздел «Финансы и документы». Во вкладке «Счета и транзакции» выбрать «Закрывающие документы».

Шаг 2. Нажать «Запросить документ».

Шаг 3. В выпадающем меню выбрать «Универсальный передаточный документ», а рядом — период, за который необходима информация.

Шаг 4. Выбрать способ получения — через электронный документооборот или через Почту России — и нажать «Запросить».

Срок обработки запроса по ЭДО — два рабочих дня.

Как получить закрывающий документ по почте

Если пользователю РТС-тендер недостаточно электронного УПД, то он вправе заказать бумажный вариант, который ему пришлют Почтой России.

Порядок заказа такого вида документа аналогичен тому, который предусмотрен для электронного УПД, но при выборе способа получения необходимо выбрать вариант «Почта России».

Затем надо указать адрес получения, начиная с индекса.

После указания адреса нажмите «Запросить».

Запрос обработают и подготовят закрывающие документы в течение 15 рабочих дней. В этот срок не включен период пересылки УПД почтой. Он зависит от работы службы доставки, и РТС-тендер его не регулирует.

Как заплатить за победу в тендере

Квитанцию на оплату сможете получить в личном кабинете, в разделе «Счета и транзакции». Для этого нажмите на номер виртуального счета, а затем — «Создать бланк пополнения счета». Торговая площадка предложит пользователю ввести сумму, на которую он планирует пополнить счет. Нажмите «Подать заявление». Система сформирует платежное поручение.

Как получить закрывающие документы на Росэлторге

Общие правила работы на Росэлторге

Никаких существенных отличий от работы на РТС-тендер нет. Сначала участник закупки подключается к ЭДО с торговой площадкой. Затем поставщик выбирает закупку, подает заявку, участвует в торгах. Если побеждает — заключает контракт с заказчиком через торговую площадку. За это надо заплатить комиссию оператору ЭДО. Кроме того, придется оплатить дополнительные услуги, если пользовались ими при проведении тендера.

Как подключиться к ЭДО Росэлторга

Росэлторг предлагает собственный документооборот — Росинвойс. Его стоимость — 6240 рублей в год. ЭДО от этой торговой площадки позволяет интегрировать бухгалтерскую систему в документооборот и получать все необходимые закрывающие документы.

Инструкция, как подключиться к ЭДО:

Шаг 1. Зайдите на официальный сайт торговой площадки, а затем — в раздел «Услуги и сервисы». Найдите ЭДО «Росинвойс». Нажмите кнопку «Подключить».

Шаг 2. Заполните и отправьте заявку.

Шаг 3. Оплатите счет, и вам активируют годовой тариф. Начинайте работать с ЭДО.

Как получить закрывающие документы площадки Росэлторг

Бухгалтерские закрывающие документы через ЭДО «Росинвойс» направляют по запросу, если торговали в секциях:

• государственные закупки;
• коммерческие закупки;
• закупки по 223-ФЗ с ограничением только для субъектов МСП;
• закупки Группы ВТБ;
• закупки ПАО «Ростелеком» и подведомственных организаций.

В разделе «Финансы» — «Расходные документы» сможете получить закрывающие документы по списаниям из секций закупок:

• ГК «Росатом» и подведомственных организаций;
• Группы «РусГидро»;
• Холдинга «Росгеология»;
• по капитальному ремонту (ПП РФ № 615);
• ПАО «Россети»;
• в корпоративном интернет-магазине;
• в корпоративном интернет-магазине ПАО «Интер РАО»;
• в корпоративном интернет-магазине ГК «Росатом».

А через ЭДО «Росинвойс 2.0» пользователи получают закрывающие документы по списаниям в секциях:

• государственные закупки 2.0 (44-ФЗ);
• Росэлторг.Бизнес;
• корпоративные закупки и закупки субъектов 223-ФЗ (включая МСП).

Вход в ЭДО «Росинвойс» доступен из открытой части торговой площадки или через личный кабинет секции госзакупок. Нажмите на кнопку «Электронный документооборот», затем «Перейти к документам». Здесь же сможете проверить операции по счету или пополнить лицевой счет для оплаты комиссии на торговой площадке.

Как получить закрывающие документы на Сбербанк-АСТ

Общие правила работы на Сбербанк-АСТ

И опять же, все аналогично — подключаемся к ЭДО, участвуем в закупках, заключаем контракт, оплачиваем комиссию по тарифам, получаем закрывающие документы. Но у этой торговой площадки тоже есть свои правила по электронному документообороту.

Как подключиться к ЭДО Сбербанк-АСТ

У торговой площадки — собственный сервис электронного документооборота, Сберключ. Стоимость электронного документооборота от Сбера стартует от 1320 рублей в год, окончательная цена зависит от набора услуг. Для участника торгов на Сбер-А или РТС-тендер годовая стоимость ЭДО составит 6150 рублей. А если хотите торговаться на всех федеральных площадках, за год ЭДО придется заплатить 11 000 рублей.

Общий алгоритм подключения к ЭДО Сберключ.

Зайдите на главную страницу ЭДО Сберключ и нажмите «Подключить услугу ЭДО».

Выберите нужную услугу — поставьте отметку в поле рядом с тарифом. Нажмите «Добавить в заказ».

Укажите, кто оформляет ЭДО для торговых площадок, — ООО или ИП. Если надо, напишите комментарий. Нажмите «Перейти к оформлению».

Заполните регистрационную форму и поставьте отметку о согласии с регламентом ЭДО. Нажмите «Разместить заказ».

Оплатите счет и приступайте к работе на торговой площадке.

Как получить закрывающие документы на Сбербанк-АСТ

Бумажные закрывающие документы от Сбербанк-АСТ получить нельзя. Если для вас важно получить оригиналы закрывающих документов на бумаге, запишитесь в пункт их выдачи в Москве. Но учтите, что запись расписана на несколько месяцев вперед.

Электронные бумажные документы сможете получить через Сберключ. Пошаговая инструкция, как это сделать:

Шаг 1. Скачайте и установите утилиту КриптоЭкспресс.

Шаг 2. Зайдите на страницу ЭДО «01_doc». Выберите сертификат и войдите в сервис.

Шаг 3. Зайдите в раздел «Входящие». Там представлены все документы, которые вам отправили.

Перейдите в закрывающий документ.

Шаг 4. Подтвердите, что получаете и принимаете закрывающий документ.

Шаг 5. Подпишите закрывающий документ.

Скачайте подписанный файл на свой рабочий компьютер. Все, вы завершили электронный документооборот с торговой площадкой.

Все НПА из этой статьи в КонсультантПлюс

Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013

Федеральный закон № 223-ФЗ от 18.07.2011

Постановление Правительства № 615

Постановление Правительства РФ № 564 от 10.05.2018

Жмите на ссылку, чтобы открыть документ в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа в систему, сразу получите его на 2 дня.