Срок хранения документов по закупкам по 44-ФЗ в 2022 году

Сколько нужно хранить документы о закупках

Срок хранения документов по закупкам по 44-ФЗ с 2022 года — не меньше 6 лет с момента начала заказа, но есть исключения. В течение этого времени уничтожать бумаги нельзя. Эти правила действуют с 01.01.2022.

Как хранить документы с 2022 года

ВАЖНО!

С 01.01.2022 вступили в силу изменения в Федеральную контрактную систему (360-ФЗ от 02.07.2021). По новым правилам, информацию и документы по закупкам заказчик должен хранить не менее 6 лет с момента начала закупки (ч. 15 ст. 4 44-ФЗ). Это касается информации и документов, которые составляет заказчик (кроме тех, что формируются в ЕИС и на электронных площадках), и которые заказчики получают при определении НМЦК, ЦК с единственным поставщиком, начальных единиц цен товара, работы, услуги, начальной суммы цен, максимального значения ЦК. Исключением являются обоснования цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком по ч. 4 ст. 93 ФКС.

Закупочная документация заказчика хранится как в электронной, так и в бумажной форме. В Федеральной контрактной системе прописан срок хранения аукционной документации по 44-ФЗ и других документов госзаказа. С 2022 года хранить закупочные регистры надо минимум 6 лет. По истечении этого периода организация либо продолжает хранить документы, либо уничтожает их.

Напоминаем, что с 01.01.2022 документация стала необязательной для заказчиков (360-ФЗ от 02.07.2021). Теперь перед проведением закупки составляется извещение, проект контракта, техническое задание и другие бумаги. Документацию заказчик формирует исключительно по своему усмотрению.

Порядок и сроки сохранности документальных материалов прописаны в трех нормативах:

В пунктах 217-233 Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 указан период хранения планов-графиков по 44-ФЗ — минимум 3 года. Объект и объем заказа не влияют на периодичность содержания регистров. Там же приведены сроки хранения конкурсных заявок на участие в торгах, аукционах, они тоже составляют 3 года (п. 219 Приказа Росархива № 236). Но в 44-ФЗ закреплен другой срок — 6 лет. В этом случае заказчики руководствуются нормами 44-ФЗ и хранят закупочные бумаги минимум 6 лет.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить документы по 223-ФЗ. Используйте эти инструкции бесплатно.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ.

Таблица сроков хранения

В таблице показали, какие документы подлежат хранению после закупочных процедур по 44-ФЗ, и разделили длительность по типам документов.

Вид регистра Период сохранности, лет
Предельный срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) 6 (после исполнения)
Все документы закупки, в том числе и переписка сторон, информация для расчета цены контракта, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений 6 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся)
Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) Постоянно
План-график 6
Все сроки хранения журнала регистрации договоров с поставщиками по статье расходов (если договор не по 44-ФЗ) 3
Реестры контрактов Постоянно
Отчеты по контрактам Постоянно
Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта До ликвидации организации-заказчика

В п. 224 приказа Росархива определен срок хранения госконтракта в архиве бюджетной организации — 5 лет после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по госконтракту. Столько же хранят и контракты о закупках отдельными видами юридических лиц (п. 225 Приказа № 236).

ВАЖНО!
С 01.01.2022 правила изменились. Госконтракты по 44-ФЗ хранят минимум 6 лет. Заказчики, определяя период сохранности документов, ориентируются на нормы Федеральной контрактной системы, а не Приказа № 236.

Если заказчик оформляет отдельное распоряжение о лимитах бюджетных обязательств, выделенных на закупочную деятельность, срок хранения приказа о лимите закупок определяется по п. 19 Приказа Росархива № 236. Все приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся в течение 5 лет. А вот распоряжения по основной деятельности необходимо хранить постоянно или до ликвидации организации.

Правила работы с документами из ч. 15 ст. 4 44-ФЗ не распространяются на закупки отдельными видами юридических лиц. Заказчики по 223-ФЗ руководствуются Приказом № 236 и законом об архивном деле. В Приказе № 236 определено, каков срок хранения протоколов, составляемых в ходе процедур закупки по 223-ФЗ, — минимум 3 года (п. 223 Приказа № 236). 3 года хранят и документацию, и извещения, и протоколы.

Как установить сроки хранения

Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и порядок работы с архивом 44-ФЗ, ориентируясь на положения нормативных актов. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.

ВАЖНО!
Период, в течение которого надлежит хранить регистры госзаказа, не меньше установленного в 44-ФЗ.

Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).

Приказом утверждается перечень документации, которую хранит заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.

Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в нем ответственные лица должны поставить подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.

Все авторы портала Госконтракт
Коротко об авторе статьи
Задорожнева Александра
Задорожнева Александра

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

  • 2022-03-29 08:43:28
    Документы, которые не связаны с закупками по 44-ФЗ, хранят по нормам Приказа № 236. К примеру, срок хранения заявок на оказание услуг от заказчика поставщику — минимум 3 года. А протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, всю переписку с продавцом по вопросам ценообразования хранят не меньше 5 лет.
Проблема? Спросите эксперта!
Получить консультацию
Оказываете услуги поставщикам и заказчикам?
Разместить рекламу
Есть что сказать? Пишите, опубликуем!
Прислать статью
Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить
Что-то непонятно или есть, что сказать? Пишите в комментариях. Или заходите на форум!
Обсудить на форуме
Бесплатно научим выигрывать госконтракты
Подпишитесь на рассылку, чтобы за несколько уроков узнать, как проверить нишу; подготовить все, что нужно для участия; правильно заполнить заявку и вести себя во время торгов.
Бесплатно научим выигрывать запросы котировок
Всего 4 урока раскроют особенности этой процедуры, научат выбирать выгодные, правильно заполнять заявку и исполнять контракты.