Сколько нужно хранить документы о закупках с 2022 года

Срок хранения документации по закупкам по 44-ФЗ — не меньше 6 лет с момента начала заказа, но есть исключения. В течение этого времени уничтожать бумаги нельзя. Эти правила вступают в силу с 01.01.2022.

ВАЖНО!
С 2020 года действуют новые сроки хранения документов по 44-ФЗ, которые утверждены приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Но с 01.01.2022 вступают изменения в саму Федеральную контрактную систему (360-ФЗ от 02.07.2021). По новым правилам, информация и документы, которые составляет заказчик (кроме тех, что формируются в ЕИС и на электронных площадках), и которые заказчики получают при определении НМЦК, ЦК с единственным поставщиком, начальных единиц цен товара, работы, услуги, начальной суммы цен, максимального значения ЦК, хранятся минимум 6 лет с момента начала закупки. Такие сроки хранения указаны в новой редакции закона — в ч. 15 ст. 4 44-ФЗ. Исключением являются обоснования цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком по ч. 4 ст. 93 ФКС.

Как хранить документы до 2022 года

Закупочная документация заказчика хранится как в электронном, так и в бумажном видах. Правила, как должна храниться аукционная документация и другие регистры, определены не в 44-ФЗ. В законе о контрактной системе прописаны сроки только для бумажных процедур. В частности:

Сейчас (в 2021) срок хранения закупочной документации по 44-ФЗ составляет три года. По истечении этого периода организация либо продолжает хранить регистры, либо уничтожает их. Но с 01.01.2022 документация становится не обязательной для заказчиков (360-ФЗ от 02.07.2021). Теперь перед проведением закупки составляется извещение, проект контракта, техническое задание и другие бумаги, но не документация.

Порядок и сроки сохранности документальных материалов прописан в следующих нормативно-правовых актах:

В пунктах 217-233 приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 указан срок хранения планов-графиков по 44-ФЗ и других бумаг по закупкам — минимум 3 года. Объект и объем заказа не влияют на периодичность содержания регистров.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить документы по 223-ФЗ. Используйте эти инструкции бесплатно.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ.

Таблица сроков хранения

В таблице показали, какие документы подлежат хранению после закупочных процедур по 44-ФЗ, и разделили длительность по типам документов.

Вид регистра Период сохранности, лет
Предельный срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) 5 (после исполнения)
Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений 3 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся)
Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) Постоянно
План-график 3
Все журналы регистрации 3
Реестры контрактов Постоянно
Отчеты по контрактам Постоянно
Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта До ликвидации организации-заказчика

Если заказчик оформляет отдельное распоряжение о лимитах бюджетных обязательств, выделенных на закупочную деятельность, срок хранения приказа о лимите закупок определяется по п. 19 приказа Росархива № 236. Все приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся в течение 5 лет. А вот распоряжения по основной деятельности необходимо хранить постоянно или до ликвидации организации.

Как установить сроки хранения

Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и срок хранения архива по 44-ФЗ, ориентируясь на положения нормативных актов. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.

ВАЖНО!
Период, в течение которого надлежит хранить регистры госзаказа, не меньше установленного в 44-ФЗ.

Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).

Приказом утверждается перечень документации, которую хранит заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.

Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в нем ответственные лица должны поставить подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.

Все авторы портала Госконтракт
Коротко об авторе статьи
Задорожнева Александра

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Проблема? Спросите эксперта!
Получить консультацию
Оказываете услуги поставщикам и заказчикам?
Разместить рекламу
Есть что сказать? Пишите, опубликуем!
Прислать статью
Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить
Что-то непонятно или есть, что сказать? Пишите в комментариях. Или заходите на форум!
Обсудить на форуме
Бесплатно научим выигрывать госконтракты
Подпишитесь на рассылку, чтобы за несколько уроков узнать, как проверить нишу; подготовить все, что нужно для участия; правильно заполнить заявку и вести себя во время торгов.
Бесплатно научим выигрывать запросы котировок
Всего 4 урока раскроют особенности этой процедуры, научат выбирать выгодные, правильно заполнять заявку и исполнять контракты.