| Скачать бланк приказа о хранении документов по закупкам в 2023 году |
Как хранить документы в 2023 году
Информацию и документы по закупкам заказчик хранит не менее 6 лет с момента начала закупки (ч. 15 ст. 4 44-ФЗ). Это касается информации и документов, которые составляет заказчик (кроме тех, что формируются в ЕИС и на электронных площадках), и которые заказчики получают при определении НМЦК, ЦК с единственным поставщиком, начальных единиц цен товара, работы, услуги, начальной суммы цен, максимального значения ЦК. Исключением являются обоснования цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком по ч. 4 ст. 93 ФКС.
Закупочная документация заказчика хранится как в электронной, так и в бумажной форме. В Федеральной контрактной системе прописан срок хранения аукционной документации по 44-ФЗ и других документов госзаказа. Хранят закупочные регистры надо минимум 6 лет. По истечении этого периода организация либо продолжает хранить документы, либо уничтожает их.
Порядок и сроки сохранности документальных материалов прописаны в трех нормативах:
- Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013 «О закупках»;
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019.
В пунктах 217-233 Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 указан период хранения планов-графиков по 44-ФЗ — минимум 3 года. Объект и объем заказа не влияют на периодичность содержания регистров. Там же приведены сроки хранения конкурсных заявок на участие в торгах, аукционах, они тоже составляют 3 года (п. 219 Приказа Росархива № 236). Но в 44-ФЗ закреплен другой срок — 6 лет. В этом случае заказчики руководствуются нормами 44-ФЗ и хранят закупочные бумаги минимум 6 лет.
Таблица сроков хранения
В таблице показали, какие документы подлежат хранению после закупочных процедур по 44-ФЗ, и разделили длительность по типам документов.
| Вид регистра | Период сохранности, лет |
|---|---|
| Предельный срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) | 6 (после исполнения) |
| Все документы закупки, в том числе и переписка сторон, информация для расчета цены контракта, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений | 6 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся) |
| Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) | Постоянно |
| План-график | 6 |
| Все сроки хранения журнала регистрации договоров с поставщиками по статье расходов (если договор не по 44-ФЗ) | 3 |
| Реестры контрактов | Постоянно |
| Отчеты по контрактам | Постоянно |
| Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта | До ликвидации организации-заказчика |
В п. 224 приказа Росархива определен срок хранения госконтракта в архиве бюджетной организации — 5 лет после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по госконтракту. Столько же хранят и контракты о закупках отдельными видами юридических лиц (п. 225 Приказа № 236).
Если заказчик оформляет отдельное распоряжение о лимитах бюджетных обязательств, выделенных на закупочную деятельность, срок хранения приказа о лимите закупок определяется по п. 19 Приказа Росархива № 236. Все приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся в течение 5 лет. А вот распоряжения по основной деятельности необходимо хранить постоянно или до ликвидации организации.
Правила работы с документами из ч. 15 ст. 4 44-ФЗ не распространяются на закупки отдельными видами юридических лиц. Заказчики по 223-ФЗ руководствуются Приказом № 236 и законом об архивном деле. В Приказе № 236 определено, каков срок хранения протоколов, составляемых в ходе процедур закупки по 223-ФЗ, — минимум 3 года (п. 223 Приказа № 236). 3 года хранят и документацию, и извещения, и протоколы.
Как установить сроки хранения
Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и порядок работы с архивом 44-ФЗ, ориентируясь на положения нормативных актов. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.
Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).
Приказом утверждается перечень документации, которую хранит заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.
Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в нем ответственные лица должны поставить подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.
