Как используют ПИК
С 2018 года в Москве и Московской области действует ПИК ЕАСУЗ — портал исполнения контрактов единой автоматизированной системы управления закупками. Официальный адрес сервиса — http://easuz.mosreg.ru/.
На платформе поставщики и заказчики отслеживают контракт и проверяют ход его исполнения, знакомятся с плановой документацией. Главная цель ПИК — это уход от классической «бумажной» формы взаимоотношений. По сути, это сервис для электронного документооборота сторон. Все формируется онлайн, шифруются инструментами криптозащиты и передаются контрагенту по сети. Нет необходимости дублировать контракты и исполнительные документы на бумажном носителе. Сформированные в ПИК и подписанные электронной подписью, они имеют полную юридическую силу.
Основываясь на инструментарии системы, заказчики готовят проект контракта, согласовывают его с исполнителем и контролируют в процессе исполнения условий соглашения. Пользуются функционалом системы организации-заказчики государственного и муниципального уровней.
На платформе исполнения контрактов формируются сведения, но работа ведется на сервисе оператора электронного документооборота ФТ-Крипто, известном как Финтендер. Документы выгружаются в ФТ, подписываются электронной подписью и передаются контрагенту.
Какая нужна ЭЦП
Как и любая автоматизированная система, ПИК работает только с использованием электронной подписи. Для верификации направляемых документов подойдет только усиленная квалифицированная ЭЦП. И заказчикам, и поставщикам нужна новая ЭЦП — подпись, полученная в Казначействе для работы с ЕИС и торговыми площадками, не подойдет. Казначейская подпись оформляется на конкретное физическое лицо с привязкой к его ИНН, тогда как ЭЦП для ПИК ЕАСУЗ формируется на исполнителя с ИНН учреждения. Получать такую ЭЦП надлежит только в авторизованных удостоверяющих центрах.
Инструкция, как подписывать документы в ПИК ЕАСУЗ, ничем не отличается от верификации в других программах:
- Зарегистрировать в системе всех исполнителей с правом подписи.
- Активировать учетную запись в трехдневный период после получения уведомления о регистрации.
- Добавить учетную запись в данные аккредитованной организации.
- Выбирать нужный файл и действие «Подписать».
- Согласиться с условиями или вернуться и внести исправления.
Сервис сформирует пакет данных для подписи и направляет оператору электронного документооборота для подписания.
Как зарегистрироваться поставщику
Первое действие, которое выполняет пользователь предприятия перед началом работы на портале, — это регистрация для поставщиков в ПИК ЕАСУЗ. До запуска сервиса выполните два условия: получите электронные подписи для будущих пользователей и настройте рабочие место.
Инструкция, как поставщику зарегистрироваться в ПИК ЕАСУЗ, похожа на процедуру в ЕИС:
- Определить ответственного пользователя или нескольких пользователей.
- Пройти процедуру аккредитации по всем пользователям в Финтендере (операторе ЭДО).
- Зарегистрироваться в ПИК.
- Ввести пользователей систему.
- Зарегистрировать пользователей с правом подписи.
Самый важный шаг на этапе регистрации — аккредитация в ЭДО ПИК ЕАСУЗ. Зарегистрировать надлежит и саму организацию, и всех пользователей — физических лиц. Чтобы начать регистрацию пользователя, на главной странице выбираем действие «Войти». В открывшемся окне — «Зарегистрировать».
Откроется регистрационный бланк.
Заполняем форму регистрации и вводим:
- электронную почту;
- номер телефона;
- пароль и его подтверждение.
После этого выполняется ряд действий, подтверждающих, что вы не робот. Регистрация пользователя завершена. Осталось авторизоваться в личном кабинете оператора ЭДО.
Вводим логин и пароль и переходим к инструментарию личного кабинета.
Через личный кабинет пользователя производится регистрация организации.
Без ЭЦП заполнение регистрационной формы на организацию невозможно. Если ЭЦП актуальна, то пользователь выбирает команду «Зарегистрировать организацию» и заполняет все требуемые поля.
Большинство полей подтягивается автоматически после выбора действия «Заполнить из сертификата». Чтобы сервис работал корректно, необходимо установить отметку «Сервисы FT. Обмен документами». Перед верификацией исполнитель соглашается с пользовательским соглашением, а затем подписывает и отправляет регистрационную форму.
После того как все пользователи и организации будут аккредитованы у оператора ЭДО, начинается регистрация в ПИК ЕАСУЗ. Разберем процесс пошагово.
Шаг 1. Переходим на официальный сайт ПИК и выбираем команду «Регистрация».
Шаг 2. Пишем письмо на имя главы Комитета по конкурентной политике Московской области. В обращении приводятся все пользователи, реквизиты предприятия и контакты для связи.
Шаг 3. Начинается регистрация организации. Вводим логин и пароль, нажимаем «Регистрация». После выбора этой команды система уведомит об обязательной аккредитации у оператора ЭДО.
Шаг 4. Пользователь и организация уже аккредитованы, переходим к действию «К регистрации». В открывшейся форме указываем роль — «Исполнитель» и заполняем все обязательные поля.
Необходимо подтвердить полномочия организации и само действие регистрации и подписать регистрационные данные у оператора ЭДО в течение суток, иначе учетная запись станет недействительной и удалится из системы.
Шаг 5. После регистрации и подтверждения надлежит пройти аккредитацию в ПИК. Войдите в личный кабинет пользователя и перейдите в раздел «Сведения об организации».
Шаг 6. В контекстном меню выберите действие «Подписать заявку».
Шаг 7. Подтвердите подписание данных у оператора ЭДО, после подтверждения форма перенаправляется на сервис оператора, где и нажмите кнопку «Подписать и отправить».
Чтобы система ПИК окончательно заработала, перезапустите личный кабинет.
Как искать контракты в ПИК
Функционал личного кабинета исполнителя позволяет работать в следующих разделах:
- исполнение контрактов (контракты, исполнение обязательств, платежи);
- документация;
- статистика;
- моя организация (сведения об организации, пользователи, роли).
Разделы «Документы» и «Статистика» находятся в стадии разработки. Вот подробная инструкция по работе с ПИК ЕАСУЗ в разделе «Контракты».
Шаг 1. Чтобы просмотреть все заключенные контракты, надлежит перейти в одноименный раздел. Информация обновляется ежедневно. Поиск соглашения осуществляется по рядку критериев.
Шаг 2. Поиск дает несколько способов, как найти контракт в ПИК ЕАСУЗ, для этого предусмотрели параметры:
- по номеру позиции плана-графика в ЕИС или ЕАСУЗ;
- по наименованию заказчика;
- по названию исполнителя;
- по номеру закупки;
- по закупаемому объекту;
- по статусу соглашения;
- по году планирования.
Введите нужный и нажмите «Искать». Откроется табличная часть раздела «Контракты».
В таблице увидите основные характеристики и реквизиты контракта.
В разделе «Исполнение обязательств» приведен перечень обязанностей исполнителя по соглашениям.
В системе ПИК действует формат индицирования исполненных обязательств. Работают следующие индикаторы:
- без цвета — исполнение еще не началось;
- красный — срок исполнения завершен, требуется подготовить исполнительные документы;
- оранжевый — исполнение подходит к концу (осталось менее трех дней);
- желтый — срок исполнения нарушен;
- зеленый — обязательства исполнены в срок.
В разделе «Документы» отражаются все сформированные, загруженные, подписанные и находящиеся на исполнении регистры по соглашениям.
Как приступить к исполнению контракта в ПИК
Чтобы приступить к прямому исполнению контрактов в ПИК, выберите раздел «Исполнение обязательств». Последовательность действий такова:
- Выбираем нужное обязательство.
- Прикрепляем отчетные документы.
- Подписываем регистры и передаем на подпись заказчику.
- Заказчик изучает документацию и принимает решение об их подписании или возврате. Если заказчик не согласен с условиями, то направляет исполнителю мотивированный отказ.
- Если условия удовлетворены, а документы подписаны, то ЕАСУЗ присваивает обязательству статус «Исполнено».
Подтверждением исполнения обязательств являются исполнительные документы. Это и те, которые подтверждают исполнение или отказ от исполнения и отражение фактического количества поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг.
Чтобы создать исполнительный документ, пользователю надлежит выбрать опцию «Карточка документа исполнения». Исполнительная документация создается как:
- структурированные — которые загружаются в формате xml и фиксируются в определенных полях (ТОРГ-12, акт сдачи-приемки);
- неструктурированные — текстовые файлы, рисунки, таблицы в обычных форматах;
- частично структурированные — неструктурированные документы сдачи-приемки, для которых доступен раздел фактических объемов «Сведения о ТРУ».
Как загружать документы в ПИК
Чтобы прикрепить необходимые регистры, узнайте порядок загрузки. Это информация есть в «Карточке документа». Вот как поставщику загрузить документы в ПИК ЕАСУЗ:
- Перейти в раздел «Добавление файла».
- Кликнуть на команду «Выбрать файл».
- Выбрать нужный файл из списка представленных на ПК и нажать кнопку «Открыть».
После успешной загрузки в поле «Наименование файла» высветится название загруженного документа.
Все прикрепленные файлы подписываются ЭЦП. Инструкция, как удалить документ из ПИК ЕАСУЗ, не отличается от обычной:
- Нажать на загруженный документ правой кнопкой мыши.
- Из контекстного меню выбрать действие «Удалить».
- Подтвердить удаление.
Выбранный документ удалится.
Как зарегистрироваться в ПИК заказчику
Процедура регистрации заказчика аналогична порядку, который прописан для поставщика. Первый шаг — аккредитация у оператора ЭДО на Финтендере, затем — регистрация в ПИК. В форме регистрации организации указываем роль «Заказчик».
Единственное отличие — заказчику требуется не только отправить регистрационное письмо в комитет по конкурентной политике, но и подготовить регистрационные анкеты в зависимости от категории организации.
В остальном последовательность действий не отличается.
Как работать в ПИК заказчику
Функционал заказчика расширен, по сравнению с возможностями поставщика. Основные разделы для заказчика таковы:
- карточки контрактов;
- исполнение контрактов (контракты, реестры заявок, исполнения обязательств, документацию по исполнению, требования об уплате неустоек, электронный документооборот);
- статистика (формирование электронных графиков, отчеты об оплате и о приемке, статистика по заключенным контрактам и по закупкам из планов-графиков);
- уведомления;
- данные об организации (сведения, пользователи, роли, шаблоны, подписанты);
- информации об учетной записи.
Перед началом взаимодействия с исполнителем заказчику надлежит сформировать карточку:
- для публикации закупки;
- для заключения соглашения.
В первоначальной карточке, формируемой для публикации, указываются:
- условия соглашения по нормам 44-ФЗ;
- объект закупки, его количество и НМЦК;
- условия и обязательства по договору;
- порядок приемки товаров, работ или услуг;
- правила оплаты;
- регламент взысканий (пени, штрафы, неустойки).
Вот инструкция, как создать карточку контракта в ПИК ЕАСУЗ до публикации извещения:
Шаг 1. Входим в личный кабинет, в раздел «Карточка контракта».
Шаг 2. Выбираем доступный план-график для заказчика.
Шаг 3. Переходим в позиции плана-графика, вводим название заказа и включаем поиск.
Шаг 4. Выбираем подходящую позицию по отображенным данным. Создаем электронную карточку нового контракта.
Шаг 5. Переходим к вводу сведений по позиции.
Шаг 6. Указываем основные условия будущего соглашения.
Шаг 7. Вводим количественные и ценовые данные предмета закупки. В этом разделе указывается и наименование объекта, и НМЦК, и объем поставки.
Шаг 8. Перечисляются все обязательства и возможные пени и штрафы.
Шаг 9. Подгружаются все сопроводительные файлы.
Все, карточка готова к публикации.
Когда контракт заключен, карточку придется скорректировать и включить фактические данные в разделы с ценой и исполнителем. Вместо проекта соглашения загружается реальный контракт между заказчиком и исполнителем.
Как создать новую закупку в ПИК
Чтобы создать первоначальную карточку, надлежит найти актуальную позицию по объявляемой закупке в плане-графике.
Формирование карточки через план-график происходит так:
- Перейти в раздел «Подготовка извещения» в выбранной позиции.
- Во вкладке «Предмет, стороны, условия контракта и стороны контракта» информация автоматически подкрепляется из плана-графика.
- Вкладка «Объект закупки» доступна для уточнения.
- Вкладка «Обязательства» требует детализации в соответствии с условиями, определенными заказчиком. Здесь подробно расписываются сроки поставок и необходимые исполнительные документы.
Как опубликовать контракт в ПИК
Для подготовки контракта к публикации надлежит сформировать новую карточку. Для этого в разделе «Подготовка извещения» предусмотрена опция «Создать сведения об условиях».
Система автоматически формирует карточку и вносит в нее условия из плана-графика.
Пользователь заполняет все разделы: предмет, стороны, условия контракта, объекты закупки, обязательства, штрафы и пени, файлы. В карточку вносятся фактические данные по закупке.
В разделе для документов есть функции добавить или редактировать документы. Чтобы добавить или скорректировать файл, пользователю надлежит поочередно заполнить все разделы:
- общие сведения о документе;
- документы для экспертизы для актов приемки;
- порядок формирования и подписания документа.
В разделе, определяющем порядок формирования и подписания, есть возможность переключать значения по документу. Там же установлена функция, как в ПИК ЕАСУЗ аннулировать документ:
- Проверить табличную часть.
- Найти возможность для отклонения или аннулирования.
- Воспользоваться правом отклонения.
- Отметить, необходима ли доработка.
- Указать срок для доработки.
Карточка для заключения контракта формируется после завершения закупочной процедуры и определения победителя. Для ее создания пользователь переходит во вкладку «Подготовка извещения» и выбирает открывшуюся функцию «Создать график исполнения».
По сравнению с первоначальной карточкой, меняется цена контракта, добавляется исполнитель, а объект закупки разделяется в соответствии со спецификацией и будущими документами поставки.
Как закрыть контракт в ПИК
После формирования карточки контракта к заключению переходим к исполнению соглашения. Вот пошаговая инструкция, как работать в ПИК ЕАСУЗ с исполнением обязательств заказчику:
- Перейти в раздел исполнения обязательств.
- Выбрать нужный контракт.
- Просмотреть исполнительные документы от поставщика и подписать их в случае согласия.
- Подкрепить документы заказчика, свидетельствующие об исполнении контракта.
- Если заказчик подписал все исполнительные документы, согласившись с исполнением контракта, система автоматически закроет соглашение.
А вот инструкция, как закрыть контракт в ПИК ЕАСУЗ.
Шаг 1. Выбрать нужное обязательство в разделе исполнения обязательств.
Шаг 2. Заполнить блок «Документы, подтверждающие исполнение обязательств». Состав исполнительных реестров прописывается в контракте.
Шаг 3. Ввести карточки по каждому типу исполнительного документа: структурированного, неструктурированного и частично структурированного. Любую введенную форму документа скорректируйте или удалите, кроме тех случаев, когда регистр находится на подписании.
Подписание обеими сторонами производится только в рамках ПИК через оператора электронного документооборота. Допускается другой способ подписания, если произошел технический сбой системы. После восстановления сервиса документы вводятся и подписываются в ПИК с указанием факта подписи вне системы.
Когда документы подписаны сторонами в положенный срок, контракт считается исполненным и автоматически закрывается в ПИК.
